Nieformalna propozycja to pierwszy krok w projekcie. Zasadniczo jego celem jest przedstawienie szeroko zakrojonych celów projektu i określenie kroków, które pozwolą osiągnąć te cele. Ustalając, czym jest projekt, co projekt zrobi i jak to zrobi, może rozpocząć proces finansowania, alokacji personelu i innych formalnych procedur zarządzania projektami.
Oświadczenie o potrzebie
Nieformalna propozycja wykonawcy budowy mostu powinna rozpocząć się od oświadczenia o potrzebie. Wykonawca otwiera swoją propozycję, wskazując, czego potrzebuje programista. Ustanawia nie tylko to, że potrzebuje mostu, ale jaki most potrzebuje. To stwierdzenie potrzeby będzie zgodne z celami i metodologią projektu.
W tym przypadku deweloper potrzebuje mostu, który będzie rozciągał się wzdłuż rzeki o długości 400 jardów i obsługuje dwa pasma ruchu. Ten most musi zostać ukończony w ciągu dwóch lat, ponieważ wtedy istniejący most nie będzie już dostępny.
Cele i cele
Wykonawca określa szerokie, ale konkretne cele. W tym przypadku celem jest zbudowanie mostu spełniającego powyższe potrzeby w ciągu 15 miesięcy. Przy ustalonych celach, wykonawca określa konkretne cele z kamieniami milowymi, które spełnią te cele. W takim przypadku projekt mostu zostanie ukończony za trzy miesiące; wstępna budowa rozpocznie się natychmiast po tym, wraz z planowaniem, zatrudnianiem personelu i leasingiem sprzętu.
Cele będą miały określone kryteria. Na przykład propozycja powinna zdefiniować "wstępną konstrukcję" i ustawić konkretną datę, kiedy ma się rozpocząć.
Implikacje
Nieformalna propozycja idzie dalej do konkretnych skutków. Wykonawca wskaże, dlaczego powinien zostać zatrudniony i jak jego most będzie cenny. W tym przypadku wskazuje on na historię swoich mostów, które zbudował w przeszłości, z których wszystkie zakończył przed terminem i wytrzymał próbę czasu.
Plan akcji
Wreszcie, nieformalny wniosek określa plan działania. Wykonawca pisze, w jaki sposób osiągnie założone powyżej cele. Aby zrealizować projekt mostu w ciągu trzech miesięcy, napisze, że ma już na uwadze architekta, który jest dostępny i ma dokumentację projektowania takich projektów w ciągu trzech miesięcy lub krócej.
Wykonawca przejdzie następnie do powiązania każdego celu z konkretnym planem, aby pokazać, że jest on najlepszym wykonawcą tej pracy.
