Zamykasz swoją firmę. Być może przechodzisz na emeryturę lub wchodzisz na okazję do innego przedsięwzięcia. Wszystkie firmy generują papierkową robotę, a gdy Twoja firma jest zamknięta, należy się zająć kwestią czasu przechowywania tych dokumentów.
Powody utrzymywania rekordów
Agencje rządowe, takie jak Internal Revenue Service i departamenty skarbu państwa, są najbardziej prawdopodobnymi podmiotami, które mogą wymagać różnych dokumentów biznesowych z przeszłości. Prowadzenie wszelkiego rodzaju rejestrów związanych z działalnością gospodarczą będzie cenne, jeśli zaistnieje potrzeba uzasadnienia roszczeń, transakcji i informacji dotyczących zeznań podatkowych. Mimo że w wielu sprawach biznesowych istnieje ograniczenie w niektórych sprawach, takich jak dochodzenie w sprawie oszustwa lub inne cywilne lub karne działania przeciwko firmie, przeszłe zapisy biznesowe mogą być wymagane niezależnie od tego, jak dawno temu miały miejsce. Nigdy nie wiadomo, kiedy stare rejestry biznesowe mogą być przydatne, więc zaleca się przechowywanie wszystkich rekordów biznesowych, o ile jest to wykonalne. To powiedziawszy, istnieją ogólne wytyczne dotyczące czasu przechowywania wspólnych dokumentów.
Określone okresy przechowywania przedmiotów
Od daty złożenia wniosku wstrzymaj kontrole, depozyty bankowe, wyciągi z kart kredytowych i księgi główne przez co najmniej trzy lata. Trzymaj wyciągi bankowe, zapisy zapasów, faktury, zapisy sprzedaży, taśmy rejestru gotówkowego, W-2, 1099 i inne dokumenty na dokumenty podatkowe przez co najmniej sześć lat. Jeśli Twoja firma została założona jako korporacja, trzymaj miesięczne i kwartalne korporacyjne sprawozdania finansowe przez co najmniej trzy lata.
Zapisy do zachowania w nieskończoność
Przechowuj płatności związane z personelem i powiązane dokumenty, takie jak rekompensaty pracownicze, zapisy emerytalne i potrącenia podatku dochodowego od pracowników, tak długo, jak to możliwe. Jeśli pracownik firmy z przeszłości składał wnioski o zasiłek dla bezrobotnych, ubiegał się o nową pracę lub miał pytania związane z czasem zatrudnienia, udostępnienie tych zapisów będzie najbardziej wartościowe. Wszystkie dokumenty związane z działalnością korporacyjną powinny być przechowywane przez czas nieokreślony, nawet jeśli korporacja przestała działać. Dokumenty takie obejmują świadectwo rejestracji, protokoły z posiedzeń zarządu, umowy o pracę, transakcje giełdowe, patenty i znaki towarowe oraz wszelkie dokumenty sądowe. Należy przechowywać rejestry aktywów korporacyjnych oraz należności i zobowiązania.Ustawa o ograniczeniu IRS wynosi trzy lata od daty zgłoszenia formularzy podatkowych, w których należy dokonać audytu zwrotów. Jak jednak wspomniano, prowadzenie ewidencji potwierdzającej dochody i odliczenia powinno być zatrzymywane na czas nieokreślony, jeśli to możliwe.
Podmioty, które mogą zażądać wcześniejszych zapisów
Agencje federalne, które najprawdopodobniej zażądają wcześniejszych informacji o dokumencie, to Internal Revenue Service, Department of Labour, Social Security Administration, Equal Employment Opportunity Commission oraz Immigration and Naturalization. Zapisy dotyczące agencji państwowych, takie jak podział podatków i lokalne gminy, powinny być przechowywane tak długo, jak to możliwe, nawet po zakończeniu działalności przez przedsiębiorstwo. Przechowuj pliki w bezpiecznym miejscu, najlepiej w miejscu zabezpieczonym przed pożarem, powodzią, kradzieżą i innymi stratami. Ktoś inny poza tobą powinien również wiedzieć, gdzie przechowywane są te ważne zapisy.
