Karty czasu pracy pracowników są kluczowe dla rejestrowania należnych zarobków, czasu wolnego i nieobecności pracowników. Wielu pracodawców przechowuje rekordy czasu i płac swoich pracowników jako kopię zapasową ich metody przetwarzania listy płac. Historyczne zapisy są przydatne, jeśli trzeba dokładnie sprawdzić płace pracowników, potrącenia podatku i potrącenia z tytułu płac. Jednak ustawy federalne określają, jak długo pracodawcy muszą utrzymywać dane o zatrudnieniu, co obejmuje okres, w którym pracodawcy powinni również przechowywać dokumentację czasową. Zgodnie z prawem federalnym pracodawcy powinni przechowywać karty pracy przez co najmniej dwa lata.
Dokumentacja zatrudnienia zawiera informacje na temat przydziałów, wyników, dyscypliny lub działań naprawczych pracownika oraz wszelkich umów lub porozumień, takich jak układ zbiorowy pracy lub umowa o pracę. Informacje o wynagrodzeniu są również częścią rekordu pracownika, wraz z rekordami czasu, które zazwyczaj zawierają dane osobowe, takie jak numer ubezpieczenia społecznego pracownika, stawka płacy, klasyfikacja zwolniona lub niezwiązana, urlop lub płatny czas wolny od naliczania, aw niektórych przypadkach nadgodziny lub różna stawka wynagrodzenia.
Karty czasu pracy są zapisami zatrudnienia
W zależności od praktyk księgowych pracodawcy, karty pracy są częścią rekordu zatrudnienia lub przechowywane oddzielnie jako zapisy płac. Tak czy inaczej, zapisy czasu pracy i karty czasu pracy są uważane za zapisy dotyczące zatrudnienia i dlatego podlegają pewnym prawom, które nakładają obowiązek rejestrowania pracodawców.
Fair Fair Standards Act
Pracodawcy objęci Ustawą o sprawiedliwych normach pracy muszą stosować się do przepisów dotyczących płacy minimalnej, wynagrodzenia za nadgodziny, zwolnienia i niedyskryminacji oraz prowadzenia ewidencji dotyczącej wszystkiego, co dotyczy wynagrodzenia pracowników. FLSA nie wymaga specjalnego formatu do przechowywania kart pracy pracownika, ale agencja wymaga, aby pracodawcy utrzymywali pewne szczegółowe informacje dotyczące czasu i wynagrodzenia pracowników.
Przechowywanie rekordów
Rekordowe zatrzymywanie rekordów płacowych i umów dotyczących związków zawodowych trwa trzy lata. W przypadku ewidencji czasu pracy i zapisów zawierających określone informacje, takie jak przepracowane dni, odliczenia, potrącenia u źródła i inne szczegóły, wymaganie to wynosi dwa lata. Najlepsze praktyki w zakresie zasobów ludzkich prawdopodobnie zalecałyby utrzymywanie wszystkich zapisów dotyczących wynagrodzenia i rekompensat dla pracowników przez trzy lata, ponieważ zachodzą znaczące nakładanie się zapisów między pracodawcami, których pracodawca musi zatrzymać przez dwa lata, a zapisami, które pracodawcy muszą przechowywać przez trzy lata.
Istnieją oddzielne wymagania dotyczące rodzajów zapisów, które pracodawcy powinni utrzymywać dla zwolnionych pracowników; jednak najlepszym interesem pracodawcy jest utrzymywanie dokumentacji w podobny sposób i na równy okres. Daje to korzyści pracodawcom na wypadek pojawienia się pytań dotyczących porównań między pracownikami zwolnionymi i niezwiązanymi. Kiedy pracodawcy przechowują akta pracowników zwolnionych w oparciu o całkowicie inny proces niż pracownicy niezwiązani z zatrudnieniem, trudno jest uzasadnić praktyki w zakresie zasobów ludzkich dotyczące płatności zwolnionych od płatności bez pokrycia, jeśli rekordy nie są utrzymywane w spójny sposób przez taki sam okres.
Przepisy EEOC dotyczące zapisów
Rząd federalny ułatwia pracodawcom uporządkowanie tego, co należy zachować i na jak długo, poprzez ustanowienie podobnych, międzyagencyjnych przepisów dotyczących zapisów. Amerykańska Komisja ds. Równych Szans dla Zatrudnienia egzekwuje przepisy antydyskryminacyjne i jako część swojego organu egzekwowania prawa wymaga, aby pracodawcy utrzymywali listy płac i inne zapisy dotyczące zatrudnienia przez trzy lata. W rzeczywistości EEOC twierdzi, że zapisy, które mogą stać się częścią roszczenia w ramach ustawy o równości wynagrodzeń, powinny być przechowywane przez co najmniej trzy lata. Dokumenty zatrudnienia, w tym zapisy czasu, które są częścią oficjalnego zarzutu dyskryminacji, muszą zostać zachowane do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia.
