Każda transakcja w organizacji wymaga od działu księgowego rozważenia jej wpływu finansowego. Księgowy musi rejestrować każdą transakcję z finansowym skutkiem w księgach rachunkowych. Wiele firm wydaje pracownikom karty debetowe i karty kredytowe w celu zmniejszenia zwrotów kosztów, które przetwarza. Zamiast zwracać pracownikom, firma płaci rachunek za kartę kredytową lub dostosowuje swoje zapisy do transakcji debetowej. Zapisy księgowe różnią się w zależności od tego, czy pracownik korzystał z karty debetowej czy kredytowej.
Transakcja kartą debetową
Banki wydają karty debetowe pracownikom firmy, aby zmniejszyć liczbę czeków, które firma musi wydrukować. Transakcja kartą debetową usuwa gotówkę z konta bankowego firmy w momencie wystąpienia transakcji. Pracownik korzysta z karty debetowej w taki sam sposób, w jaki korzysta z karty kredytowej podczas dokonywania zakupów. Bank otrzymuje elektroniczne powiadomienie o transakcji i przekazuje pieniądze sprzedawcy, aby zapłacić za transakcję.
Rachunek kart debetowych
Kiedy pracownik dokonuje transakcji za pomocą karty debetowej, księgowy firmy musi zaktualizować zapisy finansowe. Księgowy kontaktuje się z pracownikiem w celu ustalenia, na czym polegała transakcja. Księgowy wykorzystuje te informacje do ustalenia, które konto wydatków ma zostać użyte w zapisie księgowym. Księgowy zwiększa rachunek wydatków i zmniejsza gotówkę.
Transakcja kartą kredytową
Banki wydają karty kredytowe pracownikom firmy, aby zmniejszyć liczbę raportów wydatków składanych przez pracowników. Transakcja kartą kredytową tworzy zobowiązanie dla firmy wymagającej zapłaty przez bank na koniec okresu. Pracownik korzysta z karty kredytowej podczas dokonywania zakupów online, przez telefon lub osobiście. Bank otrzymuje zawiadomienie elektroniczne o transakcji. Pod koniec okresu bank dodaje wszystkie transakcje i wysyła rachunek do firmy.
Rachunkowość kart kredytowych
Kiedy pracownik dokonuje transakcji za pomocą karty kredytowej, zachowuje pokwitowanie i zapisuje opis transakcji na paragonie. Pod koniec miesiąca składa wszystkie rachunki do księgowego firmy. Księgowy porównuje wpływy z fakturą i upewnia się, że wszystkie transakcje są rozliczane. Księgowy używa rachunków do określenia, który rachunek wydatków ma zostać użyty w zapisie księgowym. Księgowy zwiększa rachunek wydatków i zmniejsza gotówkę.
