W trakcie miesiąca gospodarczego firmy księgowi dokonują kilku wpisów w systemie księgowym. Niektóre z tych wpisów występują jako wpisy w księdze głównej, zwane "zapisami w dzienniku", wprowadzone bezpośrednio do księgi głównej. Niektóre z tych wpisów, wprowadzone w ciągu jednego miesiąca, muszą zostać odwrócone w następnym miesiącu, aby wyczyścić konto. Jednym z obszarów, do którego się to odnosi, są miesięczne rozliczenia międzyokresowe.
Reversing Entries
Pozycja wymagająca odwrócenia obejmuje kwoty wprowadzone do systemu księgowego w celu przypisania wydatków obejmujących dwa okresy obrachunkowe. Na przykład, jeśli faktura za spłatę pożyczki tylko odsetkowej jest wymagalna co 15 dnia, tylko połowa z nich obowiązuje w bieżącym miesiącu, podczas gdy druga połowa hasła obowiązuje w następnym miesiącu. Aby uwzględnić tę transakcję, księgowy wydałby połowę kwoty w bieżącym miesiącu i wprowadziłby pozycję korygującą dla drugiej połowy kwoty. Na początku następnego miesiąca księgowy musiałby cofnąć wpis regulujący, aby wyczyścić konto. Zaletą stosowania zapisów cofania jest to, że pozwala księgowemu odzwierciedlić wydatki w okresie, w którym się pojawiły.
Rozliczenia międzyokresowe
Księgowi tworzą zapisy dotyczące nieodebranych wydatków. Na przykład, jeśli zapłaciłeś klientowi za 500 USD, ale musiał zapłacić sprzedawcy 100 USD za wykonanie pracy za tę fakturę i nie otrzymał faktury od sprzedawcy, musisz ją naliczyć. Celem jest zapewnienie, że w odniesieniu do generowanych przychodów, również wydatki są rejestrowane. Za miesiąc, w którym naliczono klientowi 500 USD, naliczyłbyś wydatek w wysokości 100 USD dla sprzedawcy, co wymaga wpisu cofającego w następnym miesiącu. Jednak po naliczeniu i odwróceniu wpisów nie można zapomnieć o tym, że pozycja cofania lub konto wydatków będą zawyżone. Wadą korzystania z zapisów cofania jest możliwość, że zapomnisz je wykonać.
Podwójna praca
Tworzenie zapisów cofania wymaga systemu do ich śledzenia, aby zapewnić ich pomyślne zakończenie. Bez śledzenia cofania wpisów w arkuszu kalkulacyjnym nie będziesz wiedział, co zmienić w następnym okresie. Systemy księgowe, które wymagają ręcznego wprowadzania wpisów cofania, wymagają od księgowego wykonywania podwójnej pracy. W przypadku każdego wpisu, który wymaga odwrócenia w następnym okresie, księgowy musi dokonać dwóch wpisów, po jednym w każdym okresie. Może to być uciążliwe zadanie i wymaga śledzenia błędów, ponieważ kwoty wprowadzone w jednym okresie i odwrócone w następnym muszą być takie same, aby wyzerować.
Zawyżone lub niedostępne konta
Inną wadą stosowania wpisów cofania jest to, że błędy mogą zawyżać lub zaniżać konto. Podczas gdy rozliczenia międzyokresowe pozwalają księgowemu właściwie śledzić poniesione, ale nieotrzymane dochody lub wydatki, zapomnienie o cofnięciu wpisu może skończyć się zawyżoną lub zaniżoną kwotą na rachunku, ponieważ pozycja cofnięcia byłaby nieobecna.
Więcej wpisów, więcej błędów
Korzystanie z zapisów cofania podwaja pracę księgowego, a szansa na błędy wzrasta, gdy wzrasta ręczna praca. System, który zapewnia automatyczne cofanie naliczonych wpisów, może być najbardziej efektywny, ponieważ oryginalny wpis musi zostać dokonany tylko raz. Chociaż księgowy nadal przeglądałby wpisy cofania, nie musiałaby podwoić pracy.
