Regularnie zaplanowane sesje informacyjne dla pracowników są niezbędnym narzędziem komunikacji. Zamiast polegać na notatkach lub e-mailach, przyjmujesz podejście bezpośrednie. Daje to nie tylko możliwość dostarczenia istotnych informacji, ale także odpowiedzi na pytania i wyjaśnienia potencjalnych nieporozumień. Jednak w przeciwieństwie do innych rodzajów spotkań sesje informacyjne zazwyczaj koncentrują się na działaniach biznesowych lub projektowych i trwają nie dłużej niż 15 minut do 30 minut.
Podstawowe zasady
Mimo że sesje informacyjne są często nieformalne, nadal powinny obowiązywać podstawowe zasady dobrego postępowania i komunikacji. Krótki okres czasu sprawia, że niezbędne jest ustanowienie zasad, które zapewnią, że inni będą słuchać, gdy ktoś mówi, utrzymywać komunikację na temat i profesjonalnie, a także zachęcać do pytań i produktywnych informacji zwrotnych. Ponadto, ponieważ sesje informacyjne koncentrują się na dostarczaniu aktualizacji i innych istotnych informacji, pracownicy powinni rozumieć, że nie jest to miejsce do debatowania nad polityką lub decyzjami firmy.
Pracuj według ustalonej agendy
Przygotuj agendę tuż przed rozpoczęciem odprawy. Jest to konieczne, aby upewnić się, że odprawa zawiera zarówno standardowe pozycje, jak i wszelkie najnowsze wiadomości. Na przykład, agendy dla personelu przed zmianami mogą zawierać zadania, korekty harmonogramu i informacje o zdarzeniach, które miały miejsce podczas poprzedniej zmiany. Możesz rozprowadzać porządek obrad lub prosić pracowników o robienie notatek. Celem jest utrzymanie cię na dobrej drodze i upewnienie się, że odprawa jest korzystna.
Zacznij od uderzenia
Poświęć pierwsze dwie minuty każdej odprawy energicznym i motywującym członkom personelu. Zacznij od dobrych wieści, takich jak gratulacje zespołowi za osiągnięcie celów sprzedażowych poprzedniego dnia, powitanie nowego pracownika lub ogłoszenie daty uznania pracownika. Według Alberta Mensah, profesjonalnego coacha i autora, to, o czym mówisz, nie jest tak ważne, jak to, czy wywołuje efekt motywacyjny.
Zarezerwuj pytania do końca
Zarezerwuj większość czasu na dystrybucję informacji. Powiedz członkom personelu, że na końcu przyjmiesz pytania i wyjaśnisz informacje, a nie podczas odprawy. Jest to ważne zarówno po to, aby pozostać w ramach czasowych, jak i skupić uwagę wszystkich na dostępnych informacjach. Jeśli nie możesz od razu odpowiedzieć na pytanie, uzyskaj odpowiedź po zakończeniu briefingu i jak najszybszej kontynuacji, szczególnie w przypadku pytań zależnych od czasu.
