Spotkania zespołu to sprawne spotkania służące do rozpowszechniania informacji w różnych działach i grupach w ramach organizacji. Przeprowadzenie sesji informacyjnej wymaga, abyś był jak najlepiej zorganizowany i miał ustalony porządek obrad, ponieważ najważniejsze informacje muszą być wydawane bez marnowania czasu. Inne informacje, które nie pasują, można zapisać na kolejne spotkanie. Sesje informacyjne umożliwiają członkom przedstawianie pomysłów i aktualizacji, jeśli są odpowiednio zorganizowane.
Przygotuj agendę z określoną ilością czasu na omówienie każdego tematu. Program pomaga wszystkim utrzymać się na zadaniu i pozwala im z wyprzedzeniem wiedzieć, czego się spodziewać w briefingu. Podaj tylko ważne i istotne informacje na temat swojego planu. Zostaw czas na końcu agendy do dyskusji grupowej.
Skontaktuj się z uczestnikami z wyprzedzeniem za pośrednictwem poczty e-mail, faksu lub telefonu, aby mogli przygotować materiały do omówienia na spotkaniu. Możesz pozwolić różnym członkom na udział w różnych częściach odprawy. Daj im wystarczająco dużo czasu na przygotowanie, a także nadaj im ramy czasowe, aby informacje, które dostarczają, były zwięzłe i pasowały do przydzielonej części twojego programu.
Rozpocznij spotkanie od dobrych wiadomości, takich jak postępy w organizacji lub dziale. Omów wszelkie przyszłe zasady i procedury, które będą wdrażane. Wybierz osoby, które będą integralną częścią przyszłych planów, które przedstawisz, a także wymień możliwe cele, które musisz spełnić przed następną odprawą.
Przydziel dodatkowe minuty na wszelkie otwarte pytania lub wątpliwości, które można omówić. Być może nie przewidziałeś tych tematów podczas wstępnego opracowywania porządku obrad. Dodatkowy czas pozwala również członkom informować o wszelkich błędach lub problemach, które mogą uniemożliwić im osiągnięcie określonego zadania przed następną sesją informacyjną.
