Spotkania mogą być najbardziej produktywną częścią dnia lub całkowitą stratą czasu. Wszystko zależy od struktury spotkania i umiejętności przywódcy prowadzącego spotkanie. Jeśli Twoim zadaniem jest zorganizowanie spotkania, jednym z twoich najważniejszych celów jest stworzenie porządku obrad. Prawidłowe oznaczanie punktów porządku obrad na posiedzenie jest niezbędne, ponieważ te punkty porządku dziennego nadają ton spotkaniu i pomagają utrzymać dyskusję na uboczu.
Oznacz element programu jako "informacyjny", jeśli jego celem jest zapewnienie tła innym uczestnikom spotkania. Na przykład członek zespołu projektowego może być zmuszony do wyjaśnienia zakresu proponowanych zmian oprogramowania podczas wstępnego spotkania inauguracyjnego. Ten typ agendy spotkania ma charakter informacyjny. Uczestnicy nie muszą się zgadzać ani się z tym nie zgadzać; po prostu muszą wchłonąć informacje.
Stwórz program spotkań doradczych dla przedmiotów, które wymagają dyskusji, ale nie spodziewaj się, że zostaną rozwiązane na spotkaniu. Agendy porządku publicznego dają uczestnikom szansę podzielenia się swoimi obawami i wyrażenia opinii na temat omawianych tematów. Na przykład spotkanie dotyczące proponowanej aktualizacji sprzętu komputerowego może obejmować kilka punktów porządku obrad, w tym omówienie rozważanych rozwiązań sprzętowych. Kierownik projektu może przedstawić krótki przegląd każdego proponowanego rozwiązania, a następnie ogólną dyskusję pozostałych uczestników spotkania.
Oznacz pozycję spotkania jako "rozwiązywanie problemów", jeśli jej celem jest doprowadzenie do rozstrzygnięcia podczas spotkania. Ta etykieta jest oparta na celu określonego spotkania, które planujesz. Punkt porządku obrad może być oznaczony jako doradczy na jednym spotkaniu, a rozwiązywanie problemów w następnym, gdy projekt porusza się od początku do końca. Na przykład, punkt programu doradczego dotyczący wyboru sprzętu może zwrócić się do rozwiązywania problemów na następnym spotkaniu, gdy uczestnicy zostaną poproszeni o wybór rozwiązania sprzętowego.
Utwórz punkt porządku spotkania oznaczony "prośbą o pomoc", jeśli jego celem jest poproszenie innych uczestników spotkania o pomoc. Pozycje te mogą służyć jako obserwacje na następne spotkanie, a każdy członek zespołu projektu zapewnia aktualizację i przekazuje pozostałym członkom zespołu informacje o stanie projektu.
