Dobrze zorganizowany program spotkań jest cennym narzędziem zapewniającym osiągnięcie pożądanych rezultatów w wyznaczonym czasie. Zarys działań, które należy przeprowadzić, a także lista konkretnych tematów do omówienia, powinny mieć na celu poprowadzenie uczestników przez spotkanie. Dlatego agenda odgrywa istotną rolę w zapewnieniu produktywności spotkania.
Zaawansowana komunikacja
Agenda zapewnia przekazywanie uczestnikom istotnych informacji dotyczących zagadnień, które mają być omawiane. W rezultacie da uczestnikom wystarczająco dużo czasu na przeprowadzenie badań i konsultacji, ponieważ agenda zawiera listę tematów lub zagadnień do rozwiązania. Dodatkowo uczestnicy będą wiedzieć, czy mają zaplanować rozmowę lub prezentacje. Wszyscy zaproszeni na spotkanie członkowie wiedzą, czego się spodziewać.
Cel spotkania
Agenda jest ważna w utrzymaniu uczestników skupionych na danym temacie. Dzieje się tak dlatego, że zawiera listę celów spotkania, a także najważniejsze kwestie niezbędne do prowadzenia dyskusji skoncentrowanej na celu spotkania. Ewentualnie można to osiągnąć, informując uczestników o priorytetach lub biorąc pod uwagę wszystkie kwestie i projekty, które dotyczą każdego uczestnika.
Angażowanie członków
Oprócz podkreślenia celu spotkania, krótki werbalny podgląd agendy na początku spotkania pomaga ustalić tempo spotkania. Daje także uczestnikom możliwość określenia stanowiska w kwestii, a także miejsca, w którym można się wycofać, gdy spotkanie zostanie wyłączone z tematu. W rezultacie uczestnicy poznają przebieg spotkania i odpowiednio angażują się w dyskusje.
Narzędzie do zarządzania czasem
Agenda stanowi krok po kroku ramy dla skutecznego i efektywnego spotkania. Pomaga zapewnić efektywne wykorzystanie czasu uczestników, zwłaszcza jeśli program zawiera czas, który będzie dozwolony dla każdego punktu porządku obrad. Trzymanie się czasu przydziałów pomaga uczestnikom skupić się na ważnych sprawach i wątpliwościach.
