W książce "Prowadzenie książek: podstawowe prowadzenie ewidencji i rachunkowości dla udanego małego biznesu, wydanie siódme", Linda Pinson definiuje zobowiązania do zapłaty jako długi należne firmie za wierzycieli za zakupione towary lub świadczone usługi Firmy przypisują obowiązki wypłat dla członków zespołu ds. rachunkowości lub zespołu odpowiedzialnego za zobowiązania Specjalny zespół ds. rozliczeń stosuje standardowe zestawy procedur przetwarzania, które minimalizują koszty ogólne i maksymalizują relacje z dostawcami.
Znaczenie
Oszustwa, defraudacje i błędy w przetwarzaniu mogą zniszczyć firmę. Kluczowe znaczenie ma wdrożenie procedur kontrolnych w celu ograniczenia tego ryzyka. Niektóre powszechne i skuteczne kontrole obejmują: rozdział obowiązków w celu zmniejszenia ryzyka defraudacji; formalne funkcje zakupowe i wytyczne mające na celu ograniczenie ryzyka defraudacji, fałszywych faktur i błędów; limity kwotowe dla drugiego deponenta, aby zmniejszyć ryzyko defraudacji i błędów; oraz systematyczne sprawdzanie numeru faktury, aby zmniejszyć ryzyko wystąpienia podwójnych błędów w płatnościach.
Dostawcy
Wierzyciele są dodawani do bazy danych firmy jako dostawcy. Zadanie to jest zwykle przypisywane do księgowego lub urzędnika ds. Finansów, który nie ma możliwości generowania płatności.
Aby zapewnić terminowe generowanie płatności, zachęcamy sprzedawców do współpracy z zespołem ds. Rozliczeń w celu rozwiązania problemów związanych z fakturowaniem. Kontakt z agentami zakupów lub działem zamówień spowoduje opóźnienia w lokalizowaniu lub rozwiązywaniu niezapłaconych lub częściowo opłaconych faktur.
Funkcjonować
Sprzedawcy są poinstruowani, aby wysyłać faktury bezpośrednio do działu zobowiązań. Faktura jest opatrzona znacznikiem czasu i rozpoczyna się zegar przetwarzania. Jeśli zamówienie zostało wygenerowane w celu zamówienia towarów lub usług, faktura jest dopasowywana do zamówienia i dowodu zakupu. Mary S. Schaeffer omawia ten "trójdrożny proces" w książce "Rozrachunki z dostawcami: przewodnik po prowadzeniu skutecznego działu".
Jeśli zakup został dokonany bez zamówienia zakupu, musi on być zgodny z ustalonymi wytycznymi firmy. Jeśli wytyczne zostaną spełnione, faktura zostanie przekazana do działu zamawiania w celu zatwierdzenia i odpowiedniego kodowania.
Procedury wypłat
Analityk płatnych rachunków jest upoważniony do generowania płatności. Analityk pracuje pilnie nad terminowym przetwarzaniem faktur, aby zapewnić, że są one natychmiastowo opłacane, a rabaty są pobierane, o ile to możliwe. Oba te cele dają możliwość kontrolowania kosztów ogólnych. Jest to szczególnie ważne, gdy agencje rządowe są karane za opóźnione płatności.
Płatności elektroniczne to kolejne narzędzie oszczędnościowe. Obniża to koszty kontroli papieru i minimalizuje oszustwa czekowe lub defraudację. Jeśli konieczne jest wystawienie częściowej płatności lub odrzucenie płatności, dokumenty analityków płatniczych są opłacane i wyjaśniają okoliczności.
Audyt wewnętrzny
Analityk płatnych rachunków zapewnia, że płatności są wypłacane zgodnie z polityką firmy. Zespół audytu wewnętrznego firmy dokona selektywnego przeglądu wyników pracy analityka, żądając dokumentacji dla wybranej grupy faktur. Audytor sprawdza dokumentację, aby upewnić się, że procedury kontrolne zostały wdrożone i odpowiednio przestrzegane. Niewystarczające procedury kontrolne powodują nieoczekiwane straty. Dodatkowy czas i koszt są wymagane, aby odzyskać takie straty.
