Rozrachunki z dostawcami są kluczową częścią Twojej dokumentacji finansowej i mogą podlegać oszustwom bez dokładnego uzgadniania i nadzoru. Procedury kontroli rzetelnego rozliczenia mogą zapewnić dokładność i terminowość płatności za rachunki. Najlepsze procedury audytów płatnych kont pozwalają na łączenie codziennych kontroli, rutynowych kontroli wewnętrznych i zewnętrznych procedur audytu.
Rutynowe procedury
Rozrachunki z dostawcami powinny być równoważone codziennie w celu uzgodnienia płatności z zarejestrowanymi zapisami. Wszelkie rozbieżności między całkowitą kwotą zapłaconą a całkowitą rejestracją należy niezwłocznie zbadać i uzgodnić. Nadzór kierowniczy nad każdą osobą zaangażowaną w obsługę zobowiązań powinien być rygorystyczny i powinien obejmować rutynowe monitorowanie działań. Menedżerowie powinni być przeszkoleni, aby zwracali uwagę na wszelkie oznaki niewłaściwego postępowania pracowników.
Procedury podpisywania, które pomagają ustanowić ścieżkę audytu, powinny zostać uchwalone. Te podpisy powinny obejmować przegląd zarządczy codziennych uzgodnień, comiesięczne raporty rozbieżności i indywidualne podpisy dla dużych transakcji, aby upewnić się, że wszystkie informacje są poprawne.
Kontrole wewnętrzne
Kontrole wewnętrzne dotyczące zobowiązań powinny zawierać wymagania dotyczące podpisu zgodnie z kwotami płatności. Rozważ wdrożenie kilku poziomów wymagań dotyczących podpisu. Na przykład możesz wymagać podpisu menedżera księgowości dla przedmiotów o wartości przekraczającej 5000 USD, podpisu wykonawczego dla przedmiotów o wartości przekraczającej 10 000 USD i wymogu podwójnego podpisu dla płatności przekraczających 25 000 USD. Dopasuj swoje wymagania dotyczące podpisu do sum przychodów i podatności firmy na oszustwa, aby uzyskać maksymalne korzyści.
Ustanowienie rutynowych procedur kontrolnych dla zobowiązań. Obejmują wyrywkowe kontrole poszczególnych płatności, aby zapewnić dokładność. Na przykład, sprawdź codziennie pięć zobowiązań i sprawdź kwotę płatności oraz informacje o odbiorcy płatności i upewnij się, że zapisy księgowe zostały poprawnie wypełnione.
Podczas zamykania ksiąg na koniec miesiąca lub okresu finansowego należy uwzględnić procedury podpisania dla wszystkich prac związanych z płatnościami, w tym podsumowania i uzgodnienia kont. Dodatkowo zachowaj bieżący raport, który monitoruje poziomy płatności z przetwarzania zobowiązań. Jeśli poziom płatności nagle wzrośnie lub spadnie, automatyczne dochodzenie w sprawie przyczyn może zapobiec potencjalnym problemom.
Audyty zewnętrzne
Większość audytów zewnętrznych obejmuje rachunki płatne jako obszar testowy. Kontrole zewnętrzne powinny zawierać szczegółowy wykaz należnych zobowiązań i sumy śladowe od szczegółów poprzez wszystkie zapisy księgowe do sumy podsumowującej i obejmować wypłaty z banku. Wybrane elementy należy wybrać do dogłębnego przetestowania. Wybierz odbiorców, z którymi należy się skontaktować, aby zweryfikować otrzymanie płatności. Dodatkowo należy dokonać przeglądu rutynowych uzgodnień pod względem dokładności i logicznego przetwarzania. Wszelkie uzgodnienia z dużymi rozbieżnościami powinny być całkowicie zbadane.
Kontrole zewnętrzne powinny sprawdzać niezarejestrowane zobowiązania. Rozważ wybranie wszystkich faktur powyżej określonego progu i losowy wybór rutynowych faktur do szczegółowej oceny. Przejrzyj rekordy wypłat, kredyty za zwroty, towary otrzymane, ale nie zafakturowane, oraz konta na fakturze. Upewnij się, że każda faktura jest prawidłowo zapisana we właściwym okresie. Przejrzyj konto, aby sprawdzić, czy zostało zarejestrowane jako zobowiązanie lub czy zostało prawidłowo wykluczone z tego okresu.
