Zorganizowanie kancelarii jest świetnym sposobem dla asystentów prawnych, sekretarzy prawnych i asystentów prawnych. W małych kancelariach adwokaci mogą nawet organizować się. Większość kancelarii ma scentralizowany system archiwizacji, a akta spraw są sprawdzane przez adwokatów tylko wtedy, gdy są potrzebne w przypadku spraw. Ponieważ adwokaci spędzają czas na spotkaniach z klientami, uczestniczeniu w postępowaniach sądowych, przyjmowaniu zeznań i wykonywaniu innych prac, zależą od organizacji biura, aby znaleźć dokumenty, gdy są potrzebne.
Spodziewane przypadki
Każdy adwokat w kancelarii potrzebuje systemu do śledzenia informacji związanych z przyszłymi sprawami.Jim Wirken, pełnomocnik procesowy w sprawach cywilnych i przewodniczący zarządu Wirken Law Group w Kansas City, zaleca skorzystanie z formularza o nazwie Prospective New Matter Report. Ten standardowy formularz pomaga adwokatowi śledzić informacje o potencjalnym kliencie, prowadzić notatki na temat rozmów w tej sprawie i odnotować czas spędzony na konsultacjach w tej sprawie. Jeśli plik sprawy zostanie otwarty później, adwokat lub osoba wspierająca może skorzystać z tego formularza, aby utworzyć plik papierowy i nowy plik w systemie bazy danych zarządzania sprawami.
Organizacja plików
Organizacja plików jest kluczem do organizacji kancelarii. Ten proces jest ważny w przypadku porządkowania akt sprawy i porządkowania zapisów księgowych. Organizacja plików pomaga także kancelarii prawnej ograniczać postrzeganie błędów przez klientów i ułatwiać utrzymanie klientów. W przypadku plików papierowych kancelaria powinna opracować system organizowania każdego folderu plików. Na przykład w każdej sekcji pliku za każdym razem należy umieszczać ten sam rodzaj dokumentów. W każdej sekcji dokumenty mogą wymagać kolorowych kart (z numerami lub datami), aby wskazać miejsce rozpoczęcia i zakończenia każdego dokumentu. Dokumenty należy składać w porządku chronologicznym, z najnowszym dokumentem na górze lub z tyłu każdej sekcji.
Firma prawnicza może opracować przewodnik po folderach plików i udostępnić go wszystkim pracownikom. Nowi pil robotnicy mogą potrzebować szkolenia, aby zrozumieć przewodnik po plikach. Adwokaci i pracownicy pomocy prawnej powinni polegać na profesjonalnym personelu do wypełniania większości zadań związanych z wypełnianiem dokumentów.
Elektroniczne przechowywanie danych
Organizacja może również wykorzystywać system baz danych zarządzania sprawami do śledzenia informacji o przypadkach i rozliczeniach. Niektóre systemy zarządzania bazami danych obejmują możliwość dołączania faksów, dokumentów elektronicznych i zeskanowanych dokumentów do plików spraw w elektronicznej bazie danych. Niektóre systemy baz danych są szczególnie użyteczne w nierutynowych zadaniach, takich jak sprawdzanie, czy prawnik ma konflikt interesów w reprezentowaniu klienta (co może prowadzić do naruszenia zasad etycznych).
Pracownicy i prawnicy powinni zostać przeszkoleni w zakresie korzystania z systemu zarządzania bazami danych do elektronicznego przechowywania informacji. Kancelaria może chcieć ograniczyć profile użytkowników, którzy mogą wstawiać lub usuwać zapisy, aby zapobiec utracie ważnych informacji o klientach.
