Wydajność ma kluczowe znaczenie w prawie każdym biurze lub otoczeniu biznesowym. Bycie zorganizowanym to umiejętność, która przyniesie korzyści każdemu środowisku biurowemu. Jedną rzeczą, którą możesz chcieć poprawić, nawet jeśli uważasz, że jesteś ogólnie zorganizowany, są twoje dokumenty i procedury konserwacji. Możesz spędzać wiele godzin szukając ważnych dokumentów, jeśli nie ma systemu do zarządzania nimi. Istotne jest posiadanie umiejętności uzyskania niezbędnych dokumentów, gdy jesteś pod presją. Chociaż niektóre miejsca pracy mogą mieć rzeczywiste fizyczne pliki, większość dokumentów jest przechowywanych na komputerze.
Naming
Nazwij wszystkie pliki i foldery w spójny sposób. Nie wymieniaj niektórych z nich według daty i innych według nazwy projektu. Upewnij się, że każdy plik danego projektu ma w tytule coś unikatowego dla projektu. Utwórz główny folder projektu z łatwą do zidentyfikowania nazwą. Podziel ten folder na podfoldery z jasnymi tytułami, których możesz używać do wyświetlania nazw osób, które nad nim pracują lub innych niezbędnych rzeczy.
Oszczędność
Przechowuj podobne dokumenty razem. Jeśli pracujesz nad danym projektem, zapisz wszystkie dokumenty w tym samym folderze głównym na swoim komputerze. Jest to bardziej wydajne i logiczne niż przechowywanie wszystkich arkuszy kalkulacyjnych lub całej grafiki w różnych miejscach. Kiedy mieszkasz ze szczegółami, jedno kliknięcie przeniesie Cię do projektu.
Zawartość
Zanim zaczniesz składać dokumenty, poświęć trochę czasu na sprawdzenie zawartości. Nie zapisuj wszystkich informacji, które są do Ciebie wysyłane. Będzie to oznaczać więcej czasu na przeglądanie niepotrzebnych rzeczy później. Jeśli dokument dotyczy konkretnego projektu, zapisz go. Jeśli nie, usuń go z komputera.
Status
Oddzielne dokumenty, które są częścią trwającej pracy z dokumentów, które są przeznaczone do ukończenia pracy i są zapisywane tylko w celach referencyjnych i rejestracyjnych. Wykorzystaj swój system folderów. Zapisz bieżące dokumenty w łatwo dostępnym miejscu, takim jak pulpit komputera. Po zakończeniu pracy przenieś ją do folderu projektu, w którym przechowywane są gotowe prace. Dostosuj tę metodę do swojej firmy.
