Niezależnie od tego, czy sprzedajesz widżety, czy świadczysz usługi i wiedzę specjalistyczną, listy żądające zapłaty za zaległe konta są niezbędną częścią prowadzenia działalności. Czasami trzeba po prostu przypomnieć sobie o swoim długu. Innym razem klienci mogą celowo unikać swoich zobowiązań. W pierwszym przypadku listy te mogą przyspieszyć spłatę należnej kwoty; w tym drugim przypadku mogą one pomóc w zademonstrowaniu kroków podjętych przed podjęciem formalnych działań windykacyjnych, które mogą pomóc Ci przeważyć w sądzie. We wszystkich przypadkach listy należy sporządzać jasno, zwięźle i w uprzejmy, profesjonalny sposób
Podaj saldo należne
W początkowej części litery należy wyraźnie podać saldo należne. Po prostym przywitaniu (np. "Drogi Panie Smith"), otwórz list, przypominając czytelnikowi o dokładnej kwocie należnej. Użyj oświadczenia, takiego jak "Ten list ma na celu przypomnienie Ci salda należności należnego ABC Corporation. Nasze dane wskazują, że Twoje konto jest przeterminowane w wysokości 56,39 USD. "Przed sporządzeniem tej sekcji listu należy sprawdzić dokładną kwotę należną na koncie. Załącz kopię zaległej faktury do pisma i odnieś się do załącznika w tej sekcji.
Opisz dopuszczalne formy spłaty
W zależności od charakteru długu, zasad opłacalności twojej firmy i tego, jak szybko chcesz odzyskać należne pieniądze, akceptowalna forma płatności jest kolejnym ważnym szczegółem do wyraźnego stwierdzenia. Gotówka w kasie jest oczywiście szybsza niż czekanie na osobistą kontrolę, ale w zależności od kwoty niemożliwe może być zażądanie spłaty w ten sposób. Podobnie nie każda firma akceptuje karty kredytowe, a firmy mogą przyjmować jedną kartę wydawcy, ale nie inną. W każdym razie dołącz oświadczenie takie jak "Płatność może zostać dokonana gotówką, czekiem lub kartą kredytową. Akceptujemy Visa lub Mastercard. Czeki można wystawiać na konta do zapłaty."
Jasno określić termin
Nie pozostawiaj popyt na termin spłaty otwarte na interpretację. Użyj oświadczenia, takiego jak "Proszę przekazać saldo w ciągu 10 dni roboczych lub skontaktuj się z naszym biurem natychmiast, aby dokonać płatności przez telefon." Podanie terminu nie tylko potwierdza poczucie pilności dla czytelnika, ale także daje czas na możesz oczekiwać płatności i możesz zastanowić się, co dalej zrobić, jeśli płatność nie zostanie zrealizowana w tym oknie.
Konsekwencje dla opóźnienia
Jeżeli istnieją jakiekolwiek konsekwencje dla dalszego opóźnienia w płatności, należy je zgłosić przy zamykaniu listu. Powszechną konsekwencją jest wszczęcie formalnego postępowania sądowego w celu odzyskania kwoty w sądzie. Inne konsekwencje mogą być podniesienie sporu wyżej w organizacji lub zatrzymanie usług. Jeśli list jest ostrzeżeniem ostatecznym, użyj oświadczenia typu "To jest ostatnie powiadomienie, które otrzymasz. Jeśli nie otrzymamy pełnej płatności w ciągu 10 dni od daty niniejszego listu, będziemy szukać wszelkich dostępnych środków prawnych w celu odzyskania tego długu."
