Pracodawcy ponoszą ogromne wydatki związane z utrzymaniem siły roboczej. Koszty ponoszone przez pracodawców obejmują znacznie więcej niż tylko płace, rekompensaty, zachęty i premie. Obliczanie ciężaru pracy oznacza faktoring z każdego dolara wydatkowanego w imieniu pracownika i pracodawcy. Podczas gdy specjaliści zajmujący się rekompensatą za zasoby ludzkie są zazwyczaj odpowiedzialni za obliczanie obciążenia pracą, w proces ten należy również zaangażować kierownictwo kierownicze organizacji. Prognozy firmy, dochody, procesy budżetowe i cele zależą od historycznych, bieżących i prognozowanych kosztów pracy.
Zbierz całą dokumentację dotyczącą statusu pracownika. Poproś personel IT o pomoc w gromadzeniu danych dotyczących pracowników, takich jak płace, wynagrodzenia, podwyżki oparte na wynikach, nagrody pieniężne i inne finansowe zachęty. Uwzględnij przewidywane i prognozowane wydatki, które mają wpływ na siłę roboczą. Przewidywane wydatki obejmują trendy związane z zatrudnieniem w oparciu o nowo otwarte rynki lub ekspansję na rynki globalne, które zwiększą rekrutację, zatrudnienie, szkolenia i rozwój oraz inne wydatki na pracę.
Zapisy dotyczące ewidencji płac w celu ustalenia wysokości płaconych podatków federalnych, stanowych i lokalnych w oparciu o zatrudnienie. Jeśli Twoja organizacja zarządza zdalnymi pracownikami, sprawdź dokładnie stan i kwoty podatków lokalnych dla pracowników stacjonujących w lokalizacjach odległych od Twojej siedziby głównej. Sprawdź przepisy i regulacje, które Internal Revenue Service publikuje na temat aktualizacji i zmian w prawie podatkowym na podstawie roku podatkowego i roku kalendarzowego Twojej firmy. Pracodawcy, którzy zlecają funkcje administracyjne związane z płacami, powinni skontaktować się z dostawcą w celu uzyskania tych informacji. Upewnij się, że informacje uzyskane od dostawcy zewnętrznego są dokładne i aktualne.
Przejrzyj koszty świadczeń i inne wydatki związane z ubezpieczeniem pracowniczym. Koszty ubezpieczenia pracowniczego obejmują składki pracodawców na grupowe plany opieki zdrowotnej, składki na ubezpieczenie pracownicze w ramach programów odszkodowań i bezpieczeństwa oraz ubezpieczenia uzyskane dla dyrektorów wykonawczych, takie jak ogólne zasady odpowiedzialności oraz błędy i pominięcia. Kancelarie prawne, podmioty świadczące opiekę zdrowotną i inni profesjonalni usługodawcy będą również musieli obliczyć składki z tytułu ubezpieczenia nadużyć, odpowiedzialności pracodawcy i zarządzania ryzykiem. Ubezpieczenia, takie jak krótko- i długoterminowa niepełnosprawność, to dodatkowe kwoty wypłacane w imieniu wszystkich pracowników.
Określ kwoty, które przyczyniasz się do planów ochrony dochodów, opcji na akcje, programów nabywania akcji pracowniczych i składek pracodawcy do 401 (k) lub 403 (b) planów oszczędności emerytalnych, które są elementami całkowitego obciążenia pracą. Składki pracodawcy są w wielu przypadkach oparte na faktycznych i przewidywanych składkach pracowniczych, dlatego też niedoszacowanie składek może prowadzić do niedokładnych sum. Bezpieczniej jest założyć, że wszyscy pracownicy będą uczestniczyć w pewnej formie oszczędności emerytalnych, niż opierać swoje obliczenia na założeniach, że tylko niewielka część siły roboczej planuje przyszłe dochody. Pracodawcy, którzy zapewniają tradycyjne emerytury, będą prawdopodobnie mieli łatwiejsze zadanie polegające na przewidywaniu obciążenia pracą. Zmiany w zatrudnieniu z powodu rotacji, utrzymania i ścierania mają wpływ na gwarantowane kwoty emerytury.
Wykorzystaj zgromadzone informacje i badania dotyczące przewidywanych podwyżek i podwyżek podatków, aby przygotować arkusze kalkulacyjne i formuły, które można łatwo zmienić na podstawie raportów spisu pracowników. Pracodawcy, którzy zwracają uwagę na szczegóły, są w stanie uzyskać precyzyjne dane, na podstawie których dyrektorzy finansowi mogą polegać na alokacjach budżetowych. Jeśli twoja praca obejmuje prezentację na temat obciążeń związanych z pracą dla komitetu wykonawczego, dołącz wyjaśnienie procesów i uzasadnienie wszelkich modyfikacji w oparciu o trendy w zatrudnieniu.
