Każdy może docenić widok pracowitego, wysokiego szczebla dyrektora, siedzącego za dużym biurkiem bez najmniejszego kawałka papieru - nie mówiąc już o drobinach kurzu - w zasięgu wzroku. Wyglądy są kłamstwem, ponieważ ten menedżer jest prawdopodobnie równie zajęty jak ty, ale znalazł sposób na uporządkowanie pracy biurowej. Możesz także, dopóki opracujesz system, który będzie dla ciebie odpowiedni. Może to oznaczać stosowanie niektórych "wypróbowanych i prawdziwych" technik podczas zwalniania innych.Podobnie jak dyrektor wykonawczy wysokiego szczebla, pamiętaj, że to Ty rządzisz i że zależy ci na przejęciu kontroli nad swoim obciążeniem, zanim przejmie kontrolę nad tobą.
Stwórz system archiwizacji - elektroniczny i papierowy - aby móc szybko zrezygnować z informacji po zakończeniu przeglądu. Wielu profesjonalistów to "układacze master", co oznacza, że mają tendencję do gromadzenia stosów papieru, które ostatecznie przytłaczają. Podejmij zobowiązanie do pracy nad projektem, a następnie, gdy skończysz, natychmiast je usuń. W przypadku plików papierowych należy ustanowić kolorowy system plików, z każdym kolorem oznaczającym wiadomość, która jest dla użytkownika ważna. Na przykład zaimplementuj trójkolorowy system hierarchiczny, w którym zielony oznacza "wysoki priorytet", żółty oznacza "umiarkowany priorytet", a czerwony oznacza "niski priorytet". Lub, aby zmniejszyć liczbę plików na biurku, użyj systemu dwukolorowego. Zastosuj tę samą logikę, aby utworzyć komputerowy system archiwizacji.
Stwórz codzienną listę rzeczy do zrobienia i trzymaj ją przy sobie przez cały czas, abyś był skoncentrowany i na dobrej drodze. Przekreśl zadania, wykonując je. Tak samo trzymaj kalendarz z tobą przez cały czas, porównując te dwie, jeśli to konieczne. Przejrzyj swoją listę rzeczy do zrobienia na koniec każdego dnia i na początku każdego nowego dnia, aby umocnić swoje codzienne obowiązki w głowie.
Ustal terminy i terminy dla każdego z tych zadań, będąc optymistycznym, ale także realistycznym. Bądź szczególnie czujny w kwestii czasu przeznaczonego na czytanie i odpowiadanie na e-maile, ponieważ niezwykle łatwo jest wciągnąć czasochłonny "wir poczty e-mail". Oznacz wiadomości e-mail komunikatami "o wysokim priorytecie", aby pomóc w skoncentrowaniu wysiłków - i następnie zdecyduj, czy odpowiednio zareagować.
Rozpocznij rozmowy telefoniczne i spotkania z oszacowaniem ich czasu trwania, a następnie obserwuj zegar i trzymaj się planu. Ludzie będą szanować twoją dyscyplinę, jeśli powiesz coś w stylu: "Jak wiem, wszyscy jesteśmy zajęci, postaramy się jak najlepiej, aby ten telefon lub spotkanie trwało 30 minut".
Ustal granice dla współpracowników, którzy mogą usiłować usidlić cię podczas długiego lunchu lub przedłużającej się rozmowy o ich strasznej randce w ciemno, poprzedniej nocy. Podczas gdy interakcja społeczna jest ważna dla budowania relacji między współpracownikami, należy uważać, aby nie wymknąć się spod kontroli i nie rzucać krzywej w swój dobrze zorganizowany dzień roboczy.
Ponownie rozważ wielozadaniowość. Możesz myśleć, że rozmowa przez telefon, pisanie e-maila i opiniowanie propozycji marketingowej sprawia, że jesteś super-pracownikiem, ale w rzeczywistości możesz zwracać uwagę i zamiast tego przynosić efekty odwrotne do zamierzonych. Jeśli musisz, zmuś się, aby skupić uwagę na jednym zadaniu na raz i porównaj wyniki z trybem wielozadaniowości organizowania pracy.
Oceń swoje obecne obciążenie pracą, zanim zgodzisz się przyjąć nowe obowiązki. Mimo że wielu pracowników zakłada, że powinni zwiększać i nigdy nie odmawiać takich żądań, należy dokładnie rozważyć, czy masz czas na wykonanie zadań i czy można je wykonać zgodnie z własnymi wysokimi standardami.
Skonsultuj się ze swoim przełożonym, aby upewnić się, że jesteś na dobrej drodze z planem organizacji obciążenia biurowego. Przejrzyj swój "plan działania" i poproś o opinię.
