Wiele organizacji zleca pracownikom pracę przez 24 godziny na dobę, 365 dni w roku w celu spełnienia wymagań związanych z pracą i zapewnienia wyższego poziomu usług niż konkurenci. Skuteczne planowanie personelu w celu pokrycia tych zmian wymaga zrównoważenia oczekiwanego popytu, pożądanych poziomów usług, dostępności pracowników i kosztów. Ponieważ płace i korzyści są często największymi pozycjami w budżecie departamentu, dokładność planowania ma bezpośredni wpływ na zyski. Wiele firm polega na oprogramowaniu do planowania, zwanym także pakietami zarządzania kadrami, aby pomóc w realizacji tego ważnego zadania.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Raporty dotyczące wydajności
-
Oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego
-
Oprogramowanie do zarządzania personelem (opcjonalne, ale zalecane)
Jak planować pracowników 24-7
Zapoznaj się z zadaniami biznesowymi, które wymagają obsługi personelu, takich jak odpowiadanie na połączenia przychodzące, odpowiadanie na wiadomości e-mail klientów lub wysyłanie zleceń faksowych. Rozpoznaj cele biznesowe, wskaźniki i oczekiwania poziomu obsługi klienta dla każdego zadania. Określ średni czas wymagany do skutecznego wykonania każdego zadania. Zidentyfikuj wszelkie czynniki, które mogą pozytywnie lub negatywnie wpływać na wydajność pracowników.
Określ, kto zakończy pracę (np. Przedstawiciele, menedżerowie) i w jakich lokalizacjach biznesowych. Jeśli istnieje wiele lokalizacji roboczych, dowiedz się, czy istnieją różnice w strefie czasowej. Zastanów się nad swoim mieszaniem pracowników na część etatu i pełnoetatowych pracowników.
Zapoznaj się z polityką firmy lub regulacjami prawnymi, które mogą wpłynąć na decyzje dotyczące planowania. Szukaj danych wejściowych z działu zasobów ludzkich.
Prognozuj zapotrzebowanie biznesowe za pomocą oprogramowania do tworzenia danych, raportów i prognozowania. Analizuj wielkość pracy historycznej w tych samych okresach czasu.Rozważ przyszłe wahania popytu na sezonowość, zmiany produktu, reklamę, warunki rynkowe, wzrost lub spadek działalności oraz inne istotne czynniki. Określ całkowitą objętość oczekiwanej pracy, w podziale według przyrostów czasu, takich jak miesiąc, tydzień, dzień i godzina. Tworząc bardzo szczegółową prognozę popytu, można dokładniej przewidzieć potrzeby kadrowe.
Prognozy wyjątków kadrowych, które są godzinami niedostępnymi dla pracowników w celu wykonania zadań roboczych. Wyjątki obejmują czas choroby, urlop, przerwy, spotkania i szkolenia. Przejrzyj informacje historyczne i stwórz założenia dotyczące przyszłego czasu wyjątku.
Utwórz model kadrowy, "co jeśli", korzystając z oprogramowania do zarządzania siłą roboczą (WFM) lub programu Microsoft Excel. Dane wejściowe powinny obejmować przewidywane poziomy obsługi klienta, projekty personelu i zmiany biegów. modele.
Sfinalizuj model zatrudnienia / popytu, a następnie stwórz plan na pokrycie wymaganych zmian. Zaplanuj zarówno pracowników pierwszej linii, jak i personel zarządzający. Wiele firm pozwala pracownikom o najdłuższym stażu pracy i najlepszym stanowisku pracy wybierać pożądane zmiany.
Nieustannie monitoruj i dostosowuj harmonogramy, w zależności od zmieniających się potrzeb biznesowych.
Wskazówki
-
Wielu pracodawców oferuje zachęty dla pracowników, którzy pracują na mniej pożądanych zmianach, opłacanych w ramach stawki godzinowej lub premii.
Ponieważ objętość pracy ulega wahaniom, zwykle planuje się zatrudnienie wystarczającej liczby pracowników, aby poradzili sobie z najbardziej pracowitymi lub szczytowymi godzinami w danej zmianie, a następnie wykorzystali mniej czasu na szkolenia lub przerwy.
Ostrzeżenie
Chociaż ciągłe zmiany w harmonogramach i zmianach mogą być zgodne z potrzebami biznesowymi, zbyt wiele zmian może negatywnie wpłynąć na morale pracowników. Większość pracowników preferuje spójne harmonogramy.
