Sezonowość, 24-godzinne oczekiwania serwisowe i umiejętność dostosowania się do ciągle zmieniającego się środowiska sprawiają, że zorganizowany przepływ pracy ma kluczowe znaczenie dla efektywnej działalności hotelowej. Chociaż działania w ramach pracy będą czasami przebiegać w płynnej kolejności, w tak męczącym czasie te same działania mogą się nakładać. To sprawia, że wydajny system komunikacji jest ważną częścią zasad, tras i ról, które wchodzą w zorganizowany obieg pracy w hotelu.
Zaplanuj przepływ pracy
Utwórz pionowy schemat przepływu pracy, który identyfikuje każdy dział lub obszar i przedstawia sekwencję zadań za pomocą pól tekstowych, łączących strzałki i liczby w celu zidentyfikowania kierunku przepływu pracy. W przypadku niewielkiego hotelu mogą to być klienci, recepcja i dział sprzątania. Na przykład schemat przerwie rezerwację pokoju na każdy z jego etapów składowych: gość dokonuje rezerwacji, otrzymuje potwierdzenie i przybywa do recepcji, gdzie pracownicy recepcji przetwarzają odprawę. Gdy gość się wymelduje, recepcja przetwarza kasę i powiadamia o sprzątaniu.
Analizuj zadania
W środowisku pracy w hotelu zdarza się, że zadania i obowiązki muszą się nakładać. Korzystając z diagramu przepływu pracy jako punktu odniesienia, analizuj zadania wykonywane podczas każdej zmiany, aby lepiej przewidywać potrzeby kadrowe. Na przykład pracownicy recepcji trzeciej zmiany mogą być w stanie poradzić sobie z lekkimi pracami porządkowymi i dodatkowymi zadaniami administracyjnymi, takimi jak aktualizacja bazy danych rezerwacji lub odpowiadanie na e-maile. Może to wyeliminować konieczność zaplanowania nocnego sprzątania i zwolnienia pracowników pierwszej i drugiej zmiany.
Planowanie pracowników
Harmonogram pracowniczy i terminy zadań muszą być elastyczne. Na przykład, jeśli twój normalny czas zameldowania jest południe., Sprzątanie musi mieć pokoje czyste i gotowe do tego czasu. Będziesz jednak musiał dostosować harmonogramy lub zatrudnić pracowników tymczasowych w godzinach największego ruchu. To samo dotyczy personelu recepcji. Jeśli zwykle planujesz dwie osoby w ciągu dnia i jedną osobę z dnia na dzień, konieczne może być dostosowanie harmonogramów pracy - czasami z małym wyprzedzeniem - w celu zapewnienia pokrycia nakładkowego w zajętych godzinach.
Planowanie komunikacji
Dobry plan komunikacji ma zasadnicze znaczenie dla zorganizowanego przepływu pracy w hotelu. Przejrzyj diagram przepływu pracy i zidentyfikuj krytyczne punkty komunikacyjne. Przykłady obejmują spotkania zmianowe, procedury na wezwanie, sytuacje awaryjne związane z utrzymaniem porządku oraz procedury aktualizacji przypadkowych zakupów dokonanych przez gości podczas ich pobytu. Na przykład pracownicy zajmujący się gospodarstwem domowym muszą poinformować personel recepcji, gdy gość usuwa przedmioty z lodówki w pokoju. Włącz procedury przekazywania zmian w przepływie pracy, aby mieć pewność, że nic nie zostanie przeoczone. Może to również wymagać zakupu dodatkowego sprzętu, takiego jak radiotelefony lub telefony komórkowe dla pracowników na wezwanie.
