Wydarzenia są ważnymi narzędziami dla przedsiębiorstw w różnych celach; niektóre mogą być wewnętrzne i skoncentrowane na pracownikach, podczas gdy inne przeznaczone są na marketing. Tak czy inaczej, ten sam rodzaj planowania idzie na imprezę i te same szczegóły muszą być brane pod uwagę, aby wydarzenie zakończyło się sukcesem. Wydarzenia wymagają starannego planowania i przygotowania. Przestrzeganie zalecanego systemu może pomóc w zapewnieniu płynnego przebiegu wydarzenia.
Określ swój cel dla wydarzenia. Jeśli planujesz seminarium marketingowe, Twoje obowiązki będą inne, niż gdyby planowałeś firmowy grill. Upewnij się, że otrzymujesz bardzo szczegółowe instrukcje na temat tego, czego się spodziewasz; istnieją praktyczne elementy, takie jak liczba osób, które przybywają i jak duży powinien być obiekt, oraz czynniki ukierunkowane na marketing, np. czy wydarzenie ma na celu pozyskanie klientów dla firmy, czy też jest to profit dla kierownictwa lub innych pracowników.
Utwórz budżet. Ktoś musi zapłacić za wydarzenie, a przed jego rozpoczęciem potrzebujesz zatwierdzenia. Weź pod uwagę czas, salę, jedzenie, dekoracje, mówców lub czynności oraz wszelkie inne okoliczności, które uznasz za konieczne. Przygotuj wszystko w zorganizowanym formacie i trzymaj się go, kiedy robisz przygotowania.
Ustaw agendę. Przygotuj szczegółowy harmonogram i przydziel odpowiedni czas dla każdej aktywności. Stwórz kompletny program od początku do końca, z uwagami otwierającymi i zamykającymi, jeśli to konieczne.
Planuj logistykę. Wynajmij lokalizację, zamów jedzenie, wypożycz głośnik i drukuj zaproszenia. Odwiedź miejsce, aby zobaczyć konkretny układ, abyś mógł wyobrazić sobie, gdzie jedzenie zostanie ustawione i jak rozmieścić siedzenia i stoły. Staraj się trzymać w granicach swojego budżetu, ale w razie potrzeby wprowadzaj zmiany, zawsze sprawdzając z wyższymi uprawnieniami przed podjęciem jakichkolwiek zobowiązań.
Upublicznij wydarzenie. Sposób, w jaki to osiągniesz, będzie zależeć od rodzaju planowanego wydarzenia. W przypadku wydarzenia wewnętrznego prawdopodobnie wystarczy umieścić firmowy e-mail lub kilka plakatów we właściwych miejscach. Wydarzenie marketingowe będzie wymagało całego planu marketingowego, prawdopodobnie z reklamami i niektórymi marketingami bezpośrednimi jako pomocą.
Wskazówki
-
Użyj programu do śledzenia twoich planów; planowanie wydarzenia wymaga doskonałych umiejętności organizacyjnych. Daj nadzorcy codzienne lub cotygodniowe aktualizacje swoich postępów, aby byli świadomi tego, co się dzieje.
Ostrzeżenie
Nie próbuj zapychać się w swoich przygotowaniach zbyt blisko wydarzenia. Daj sobie czas, aby odnieść sukces.
