Jak zbudować system informacji zarządczej

Skuteczne systemy informacji zarządczej agregują informacje o firmie i organizują ją w sposób, który pozwala na wydajny dostęp do danych i raportowanie. Większość systemów jest dostosowywana do potrzeb i funkcji indywidualnej firmy i składa się zarówno ze sprzętu komputerowego, jak i oprogramowania. Systemy informacji zarządczej mogą być zaprojektowane do wykonywania określonej funkcji, takiej jak przetwarzanie zamówień, lub mogą być zbudowane wokół wielu podsystemów, które obejmują większość funkcji biznesowych. Kluczem do budowy efektywnych systemów informacji zarządczej jest zrozumienie, w jaki sposób działa firma i ustanowienie systemu, który zwiększa użyteczność danych i usprawnia procesy biznesowe.

Analizuj procedury biznesowe i twórz wizualną mapę wszystkich systemów biznesowych. Przeprowadzaj wywiady z kierownikami biznesowymi i pracownikami, aby zrozumieć, w jaki sposób gromadzone są, przetwarzane i wykorzystywane informacje. Przeanalizuj wyniki produktów, a następnie prześledź wszystkie etapy tworzenia produktów i usług. Celem jest dobre zrozumienie całego biznesu i istniejących systemów.

Wskaż wszystkie dane, które powinny zostać przechwycone w systemie informacji zarządczej. Uwzględnij wszystkie dane wprowadzane ręcznie, dane importowane ze źródeł zewnętrznych, takie jak dystrybutorzy i informacje potrzebne do prowadzenia działalności. Przejrzyj wszystkie istniejące raporty, aby ustalić, w jaki sposób dane są agregowane i rozpowszechniane. Dla każdego punktu danych spójrz na rodzaj gromadzonych informacji i wymagania, takie jak długość danych.

Zidentyfikuj sprzęt i oprogramowanie potrzebne do stworzenia skutecznego systemu informacji zarządczej. Zazwyczaj system będzie wymagał silnej bazy danych, niestandardowych interfejsów do interakcji pracowników, wbudowanych funkcji bezpieczeństwa, takich jak dostęp do haseł i raportowanie. Opublikuj dokument wymagań systemowych, który określa potrzeby i cele początkowego systemu. Zapoznaj się z propozycją z biznesmenami i kierownictwem, aby upewnić się, że spełni ich potrzeby.

Kup potrzebne oprogramowanie i sprzęt. Wybierz sprzęt, który ma wystarczającą pojemność, aby spełnić początkowe wymagania i ma potencjał do ekspansji. Współpracuj z personelem programistycznym, który jest w stanie modyfikować lub tworzyć oprogramowanie, aby uwzględnić przetwarzanie przepływu pracy, ekrany wprowadzania danych, raporty dzienne i długoterminową analizę danych podsumowujących.

Przetestuj system. Podczas projektowania należy zaplanować częste harmonogramy testowania systemu i punkty kontrolne projektu, aby zapewnić jakość, zminimalizować błędy i utrzymać projekt na właściwej drodze. Te testy pomagają zminimalizować błędy systemu i zapewnić zgodność ze specyfikacjami projektu. Jeśli to możliwe, proś o pomoc przy testowaniu od użytkowników końcowych systemu.

Uruchom system informacji zarządczej i przeprowadź szkolenie. Szkolenie powinno odbywać się na wszystkich poziomach przedsiębiorstwa, aby zapewnić prawidłowe korzystanie z systemu. Uważnie monitoruj wszystkie części systemu i szybko napraw błędy. Po wprowadzeniu systemu, ustanów procesy konserwacji systemu i przejrzyj pożądane aktualizacje za pomocą zarządzania.