Opracowanie budżetu departamentu wymaga dogłębnego zrozumienia procesu i danego departamentu. Rozważ budżet działu jako plan wydatków na nadchodzący rok podatkowy. Przygotowując wstępną dokumentację, należy uwzględnić zmienne związane z dochodami i wydatkami, pozwalając na wprowadzenie amortyzacji, jeśli przewidywane dochody nie zostaną zrealizowane. Rozsądny, funkcjonalny budżet jest tak dobry, jak liczba wprowadzana przez architektów produktu końcowego.
Ustal rozsądne cele na nadchodzący rok podatkowy. Wstępne dane powinny zawierać oczekiwania dotyczące najbliższej przyszłości działu. Chociaż te wstępne obliczenia mają tendencję do graniczenia z optymistyczną stroną, staraj się pozostać realistą z prognozą liczb. Pamiętaj, że budżety są pracą w toku, która wymaga udoskonalania przez cały rok, więc na dłuższą metę lepiej jest zgłaszać rozsądne oczekiwania.
Szukaj wejścia. Skonsultuj się z pozostałymi członkami wydziału, szczególnie tymi najbardziej zaznajomionymi z codzienną obsługą biura, zanim zaangażujesz się w stałe dane. Sprawiają, że pracownicy są istotnym czynnikiem postępu budżetowania. Przecież są na pierwszej linii w każdym środowisku biznesowym i generalnie mają wyjątkowy wgląd w to, co działa i nie działa.
Przeanalizuj napływ. Realistyczne oczekiwania dotyczące dochodów wymagają analizy poprzednich budżetów. Przed wprowadzeniem numerów wstępnych porównaj dane z miesiąca na miesiąc, kwartał do kwartału i rok do roku z poprzedniego roku. Jeśli wystąpiły wyjątkowe okoliczności związane z liczbami z zeszłego roku, cofnij się o dwa lata. Szukaj trendów wpływających na przychody. Rozważ wydatki na wakacje, jeśli firma ma charakter detaliczny. Spójrz na pierwszy kwartał ubiegłego roku, jeśli firma obsługuje zwroty podatku dochodowego. Niezależnie od obszaru specjalizacji firmy, należy wziąć pod uwagę czynniki specyficzne dla przedsiębiorstwa, które pompują lub dewastują przychodzące przepływy pieniężne. Zgromadzenie tych informacji sprawia, że przepływ gotówki w budżecie jest o wiele prostszy.
Przeanalizuj wypływ. Niespodziewane wydatki mogą naruszyć każdy budżet. Aby ograniczyć podział budżetu na minimum, przyjrzyj się bliżej poprzednim budżetom, aby określić trendy. Zastanów się nad personelem. Czy ktoś odchodzi na emeryturę? Czy zwolnienia są możliwe? Jeśli przewiduje się zatrudnianie, a co z szkoleniami i innymi kosztami związanymi z nowym pracownikiem? Uwzględnij wiek sprzętu przy obliczaniu wydatków. Zapytaj, czy komputery lub drukarki lub kopiarki wymagają aktualizacji w nadchodzącym okresie budżetowym. Jeśli tak, uzyskaj wiarygodne szacunki dotyczące kosztów wymiany przed przesłaniem ostatecznego produktu do przeglądu. Jeśli inwentaryzacja zapasów jest częścią budżetu departamentu, należy wziąć pod uwagę nie tylko koszt zapasów, ale także koszt za metr kwadratowy, na którym się znajdują, oraz personel i sprzęt potrzebny do zarządzania produktem. W skrócie, przeanalizuj każdy szczegół, aby produkt końcowy był sprawny przez cały rok.
Przygotuj budżet. Ostatnim krokiem w przygotowaniu ostatecznego budżetu, skonsultuj się z menedżerami innych działów. Ich wkład może mieć wpływ na budżet twojego działu. Patrzenie w przyszłość jest głównym celem każdego budżetu. Przygotowanie budżetu departamentu staje się prostym zadaniem, jeśli podstawy niezbędne do jego ukończenia zostaną określone z wyprzedzeniem. Należy również pamiętać, że budżet jest dokumentem ciągliwym, zgodnym z celami firmy i łatwo dostosowywanym w razie potrzeby.
