Przygotowanie raportu dotyczącego zasobów ludzkich wymaga znajomości wszystkich dyscyplin w dziedzinie HR, a także zrozumienia potrzeb, osiągnięć i strategii biznesowej w miejscu pracy. Raporty o zasobach ludzkich mogą służyć temu samemu celowi, co audyt HR. W audycie HR zapisy zatrudnienia, prognozy, trendy i zarządzanie są głównymi działami w określaniu zwrotu z inwestycji w działania działu zasobów ludzkich.
Porozmawiaj ze swoim dyrektorem ds. Zasobów ludzkich lub dyrektorem naczelnym firmy o celu raportu HR. Sprawdź, czy raport powinien dotyczyć jednego konkretnego obszaru, niektórych lub wszystkich funkcji działu zasobów ludzkich. Zapytaj, kto otrzyma raport, ponieważ to może zdecydować, jaki rodzaj informacji poufnych powinien zostać ujawniony.
Żądaj danych spisu pracowników od pracowników systemów informatycznych lub menedżera IT. Na podstawie tego, co obejmuje raport HR, możesz potrzebować posortowania danych według różnych zmiennych, takich jak kadencja i wyniki, dział lub dział oraz wynagrodzenie. Jeśli tworzysz raport w celu zbadania polityki zatrudnienia równych szans, konieczne będzie dodatkowe sortowanie w oparciu o rasę, płeć, wiek, status weterana i niepełnosprawność.
Przejrzyj dane pracownika pod kątem dokładności i kompletności. Wprowadź poprawki i, w razie potrzeby, poproś o poprawioną wersję raportu spisu pracowników. Informacje takie jak stanowisko pracownika, kadencja, rasa, płeć, zadania działu, frekwencja i wyniki muszą być dokładne, aby przedstawić wyczerpujący raport.
Zbierz kopie formularzy zatrudnienia. Kompleksowe sprawozdanie z zakresu kadr zajmuje się polityką i procesami, dlatego też należy przejrzeć formularze stosowane dla każdego rodzaju działań związanych z zatrudnieniem. Zbierz aplikacje, formularze oceny rekruterów, dokumenty oceny pracy, raporty dyscyplinarne i skargowe, formularze poufnych informacji o pracownikach i kopię podręcznika pracownika.
Skomponuj zarys pól ostrości. Sugerowane obszary obejmują: ustawodawstwo wpływające na zmiany w zasiłkach pracowniczych; trendy w zatrudnieniu związane z wielopokoleniową siłą roboczą; szkolenie i rozwój w zakresie planowania sukcesji; możliwości promocji i rozwoju zawodowego okazały się skuteczne w twoim miejscu pracy; oraz analizę obrotów firmy w porównaniu z innymi branżami i firmami.
Przeprowadzaj badania dotyczące obszarów, które zamierzasz analizować. Czytaj artykuły, statystyki, dane i czasopisma handlowe, aby uzyskać informacje na temat najlepszych praktyk w zakresie zasobów ludzkich dla każdego obszaru zainteresowań. Przygotuj plik dla każdego tematu i umieść swoje badania i odpowiednie informacje o swoim miejscu pracy w każdym pliku. Porządkowanie badań i danych w ten sposób ułatwia skupienie się na jednym temacie na raz.
Zbuduj pisemną analizę dla każdego pola ostrości - jednego obszaru na raz. Idealnie, twoja analiza będzie zawierała wyjaśnienie danych dotyczących miejsca pracy, porównanie danych z dotychczasowymi praktykami i aktualnymi trendami w zatrudnieniu oraz zalecenie poprawy w każdym obszarze funkcji związanych z zasobami ludzkimi i zatrudnieniem.
Przygotuj wstęp do swojego raportu HR. Wyjaśnij cel raportu, któremu raport jest dystrybuowany i jakie są pożądane rezultaty. Skomponuj swój szkic tak szczegółowo, jak to tylko możliwe, ale cały wstęp powinien zawierać mniej więcej trzy strony. Dobrze skonstruowane streszczenie jest zwykle przygotowywane po ukończeniu raportu, podobnie jak podsumowanie planu biznesowego. Czytelnik powinien być w stanie przeczytać wstęp i zrozumieć temat każdej sekcji w raporcie.
