Podobnie jak w przypadku każdej zorganizowanej organizacji, musisz ustanowić reguły protokołu. Protokół to zestaw wytycznych dotyczących łańcucha dowodzenia, w jaki sposób różni członkowie organizacji muszą komunikować się ze sobą. Ustanowić i zarządzać różnymi liniami komunikacji w firmie wcześnie, aby wszyscy pracownicy i menedżerowie rozumieli, z kim powinni się skontaktować.
Właściciel menedżerowi
Linie komunikacji muszą pozostać otwarte między właścicielami firm i zarządem. Rzadko zdarza się, aby właściciel rozmawiał bezpośrednio z pracownikami lub innymi osobami kontaktowymi w firmie, zgodnie z regułą, kiedy ma menedżerów, którzy to robią. Właściciel firmy określa kierunek zarządzania firmą, a także aktualizacje i informacje, które chce przekazać pracownikom za pośrednictwem menedżerów.
Manager do pracownika
Linie komunikacji między menedżerami i pracownikami mają kluczowe znaczenie dla codziennej działalności firmy. Menedżerowie muszą delegować konkretne obowiązki pracownikom i odpowiadać na pytania dotyczące projektów prac. Menedżer zazwyczaj komunikuje się poprzez regularne spotkania z całym jej działem. Może także planować coroczne sesje przeglądu pracowników z poszczególnymi pracownikami w celu omówienia wydajności i produktywności. Relacje między menedżerem a pracownikiem wymagają wzajemnej komunikacji - jeśli pracownik ma pytania, musi poprosić swojego bezpośredniego przełożonego lub przełożonego o poszanowanie struktury dowodzenia.
Pracownik lub kierownik do kontaktów biznesowych
Właściciel może również ustanowić zasady komunikacji dla swoich pracowników lub menedżerów oraz zewnętrznych kontaktów biznesowych. Na przykład pracownicy firmy produkcyjnej mogą być zmuszeni do bezpośredniej komunikacji z przedstawicielami firm dostarczających surowce w celu składania zamówień lub żądania informacji. Inwestor może chcieć porozmawiać z kierownictwem firmy. Jak powiedział inwestor venture capital Brad Feld: "Trudno jest załatwić biznes; wymuszanie barier w komunikacji między kluczowymi liderami i osobami wpływającymi na firmę po prostu utrudnia to zadanie. "Jednocześnie, jeśli właściciel lub menedżer zezwala zbyt dużej liczbie pojedynczych pracowników na kontakt z kontaktem zewnętrznym, może to powodować zamieszanie. Z tego powodu menedżerowie przypisują konkretnych pracowników, takich jak agenci zakupów lub współpracownicy biznesowi, do komunikacji z zewnętrznymi kontaktami biznesowymi.
Komunikacja z klientami
Prawdopodobnie najważniejszą linią komunikacji w firmie jest między pracownikami firmy i jej klientów. Często zdarza się, że pracownik poziomu, w tym właściciel firmy, nawiązuje bezpośredni kontakt z klientem. Jednak w niektórych przypadkach niektórzy pracownicy nie są upoważnieni do rozmawiania z klientami lub klientami z tego samego powodu, dla którego nie mogą rozmawiać z usługodawcami i kontaktami biznesowymi - co może powodować zamieszanie.
