Funkcje różnych struktur organizacyjnych mają regulować efektywność i produktywność firmy. Często jest to łańcuch dowodzenia w biznesie, a hierarchie i każdy dział są tak skonstruowane, aby były produktywne - lub nie. "Funkcjonalna" struktura organizacyjna opiera się na specjalnościach pracowników i odchodzi od posiadania generałów, którzy mogą wykonywać wiele ról.
Jaki jest cel struktury organizacyjnej?
Istnieją cztery główne rodzaje struktury organizacyjnej, a każda ma swoje zalety i wady. Powodem, dla którego istnieją, jest uporządkowanie chaosu biznesu. Bez łańcucha dowodzenia lub przyjętej metody rozwiązywania sporów może panować anarchia.
Powiedzenie "tu się tu zatrzymuje" stało się banałem we współczesnym świecie, ale struktura organizacyjna polega właśnie na ustaleniu, w którym miejscu zatrzymuje się i w jaki sposób. Nawet jeśli uważasz, że nie masz struktury organizacyjnej, robisz to. Czasami po prostu rosną i rozwijają się organicznie w czasie, ale często są celowe i zaplanowane.
Cztery rodzaje struktur organizacyjnych to płaska, matrycowa, wydzielona i poprzednio wspomniana struktura funkcjonalna.
Struktury ostatecznie wpływają na relacje między kierownictwem a pracownikami, w jaki sposób komunikacja przepływa, gdzie spadają obowiązki i jak kierownictwo nadzoruje firmę. Może nawet wpłynąć na to, w jaki sposób firma rozwija swój rynek lub rozwija swoją działalność.
Dobrą wiadomością jest to, że struktury nie są pisane w kamieniu i można je łatwo modyfikować lub zmieniać, gdy firmy rosną lub ulegają z czasem kurczeniu.
Funkcje różnych struktur organizacyjnych
Podobnie jak w przypadku niektórych projektów roboczych, które zyskują dzięki przyjęciu określonego przepływu pracy, organizacje często mogą lepiej działać, gdy istnieje organizacja strukturalna w pracy.
Funkcjonalne organizacje zazwyczaj działają poprzez delegowanie konkretnej pracy do działów, które będą odpowiedzialne za wszystko i wszystko pod tym parasolem. Na przykład, księgowość będzie zajmować się sprawami należnymi i należnymi. Marketing zajmuje się marketingiem, reklamą i promocjami. Zasoby ludzkie zajmują się zatrudnianiem, wprowadzaniem na rynek i wyłączaniem z pracy, szkoleniami i innymi zadaniami związanymi z personelem.
Podczas tworzenia schematu organizacyjnego i jego funkcji, każdy dział zna swoją rolę do odegrania, ich łańcuch poleceń i przepływ pracy, który jest dla nich specyficzny.
Czym jest projekt organizacyjny?
Decydując się na strukturę firmy, jest to projekt organizacyjny. Ocenia, jakie są cele firmy, a następnie wymyśla łańcuch dowodzenia i strukturę organizacyjną, które będą najbardziej produktywne w osiąganiu wspomnianych celów.
Najlepsze firmy nie pozostają statyczne - dostosowują się i zmieniają w miarę upływu czasu, dzięki czemu mogą lepiej realizować swoje cele lub dywersyfikować na nowych rynkach.
Powiedzmy, że firma z Hoboken w stanie New Jersey ma 47-letnie doświadczenie w zdominowaniu wschodniego wybrzeża Stanów Zjednoczonych za pomocą okablowania elektronicznego. Być może mają nowy cel walki z rynkiem azjatyckim, ponieważ drzwi otworzyły się z fantastyczną szansą. Biznes jak zwykle nie będzie latał po drugiej stronie Pacyfiku. Różne przepływy pracy, języki i obyczaje będą wymagać od firmy dostosowania się i dostosowania do oczekiwanych tradycji biznesowych w Azji.
Przeprojektowując swoją strukturę organizacyjną, firma może tworzyć nowe działy i zatrudniać nowych pracowników, którzy będą najlepiej pasować do tych ról. Dział marketingu będzie musiał zatrudniać wielojęzyczny personel, a zespół prawników będzie musiał znać przepisy dotyczące każdego wprowadzanego nowego rynku. Dealmakers i negocjatorzy będą musieli zrozumieć zwyczaje i możliwości w każdym miejscu. Wszystko to można przewidzieć i zaplanować, tworząc nową dynamikę organizacyjną, gotową stawić czoła tym wyzwaniom.
Zmienianie praktyk technologicznych w firmie, dodawanie nowej gamy produktów, otwieranie kolejnej lokalizacji - wszystko to może przynieść poprawę lub przebudowę istniejących struktur organizacyjnych.
Zalety struktury funkcjonalnej
Pod wieloma względami struktury funkcjonalne mogą być niezwykle wydajne. Koncentrując się na mocnych stronach każdego pracownika i zlecając je działowi, który wykorzystuje te mocne strony, często przynosi korzyści.
Te wydziały są idealnie prowadzone przez kogoś z umiejętnościami i zdolnościami do nadzorowania i przyspieszania wszystkich zadań. Dzięki pogrupowaniu z innymi, którzy mają tę samą podstawową wiedzę, często istnieje wymiana i wymiana cech, które wymieniają między tymi pracownikami, co może pomóc im rozwinąć ich talenty.
Właśnie dlatego obszary takie jak szkolenie mogą być znacznie pomocne, gdy funkcjonalne struktury są w grze, ponieważ pracownicy są otoczeni umiejętnościami, których potrzebują do rozwoju.
Jest to również powód, dla którego szkolenia mogą pójść dalej w funkcjonalnych formatach, ponieważ rozwijają pracowników, którzy mogą być tam na dłuższą metę. Ponieważ pracownicy pracują w działach skupiających się na ich specjalnościach, można dostrzec szansę rozwoju i rozwoju, która może zachęcić do długoterminowej lojalności i niższych obrotów.
Wady funkcjonalnej struktury organizacyjnej
Kłopot ze ścianami polega na tym, że czasami, gdy podnoszą się, pozostają w górze. Niektóre funkcjonalnie podzielone firmy mogą mieć problemy z komunikacją ze względu na przekonanie, że działają one oddzielnie z dobrego powodu, w przeciwieństwie do bycia jedynie metodą efektywności. W takich przypadkach mogą występować konflikty między potrzebami różnych podziałów. Być może zasoby ludzkie i dział IT potrzebują pomocy ze strony działu marketingu, ale marketing może decydować wewnętrznie, który będzie wymagał dostosowania w oparciu o celowość lub inne czynniki. Oczywiście, te sytuacje mogą pójść nie tak, i to do kierownictwa należy zburzenie tych murów, powodując spory terytorialne.
Dzięki uwzględnieniu specjalistów ds. Zadań dla każdego oddziału oznacza to, że można pominąć zasady ogólne. Dodatkową zaletą dla specjalistów jest to, że często mogą lepiej docenić potrzebę komunikacji intriwywnej lub lepiej przewidzieć, w jaki sposób jedno z zadań przynosi drugie korzyści i tak dalej. Jeśli generaliści stracą swoje miejsce w firmie, ponieważ nie są postrzegani jako posiadający wystarczająco silne umiejętności w jednym dziale, może to oznaczać, że firma traci cenne cechy dywersyfikacyjne i pomostowe, które przynoszą ci gracze.
Konflikty w zarządzaniu mogą również pojawić się w firmach ze strukturą funkcjonalną. Może się zdarzyć, że każdy szef działu ma krótkowzroczny pogląd na to, co pociąga za sobą sukces, na przykład wyniki jego działu są najważniejszymi kryteriami pomiaru sukcesu, a nie spojrzenia na duży obraz. Gdy benchmarki zależą od wydajności działu, może również wpływać na zachowanie pracowników i może utrudniać zarówno innowację, jak i szybkie podejmowanie decyzji.
Kiedy struktury funkcjonalne są korzystne?
Gdy firmy są stabilne i nie wprowadzają ciągle nowych produktów, mogą również funkcjonować jako organizacja funkcjonalna. Jeśli przemysł nie jest poddawany częstym zmianom, istnieje stała baza aktywów i są to cechy, które pasują do struktur funkcjonalnych.
Wielkość firmy niekoniecznie przekłada się na to, czy organizacja funkcjonalna jest dla niej korzystna. Lokalny sklep z oponami może dobrze funkcjonować ze strukturą funkcjonalną, ale Amazon.com używa również struktury funkcjonalnej. Jest to pionowy łańcuch dowodzenia podczas zabawy w Amazon, na dobre i na złe. Może to oznaczać, że czasami są wolniej reagować na dylematy, ale oznacza to również silną centralną markę i spójną metodę zarządzania między wszystkimi swoimi oddziałami na arenie międzynarodowej.
Struktury organizacyjne mogą być czymś w rodzaju nieruchomości - to, co idealne na dziś, może być zbyt duże lub zbyt małe, na jutro. Warto od czasu do czasu zastanowić się, w jaki sposób zorganizowany jest biznes, ponieważ niewielkie modyfikacje i innowacje mogą mieć ogromny wpływ na wydajność i sukces.
