Formularz podatkowy W-9 służy do uzyskania numeru identyfikacyjnego podatnika dla osoby lub firmy. Firmy używają tego formularza do uzyskania numerów NIP dla nowych dostawców. Po uzyskaniu wstępnego formularza IRS W-9 firmy nie muszą uzyskiwać zaktualizowanych formularzy dla uznanych dostawców; dostawcy są odpowiedzialni za dostarczenie zaktualizowanego formularza W-9, jeśli pewne informacje ulegną zmianie.
Aktualizowanie informacji W-9
Dostawca jest zobowiązany do dostarczenia firmie nowego Formularza W-9, jeśli zmieni się nazwa lub numer NIP dostawcy. Ponadto, jeśli struktura biznesowa sprzedawcy zmienia swoje wymagania podatkowe, należy dostarczyć nowy formularz W-9.
Zastosowanie W-9
IRS wymaga, aby firmy złożyły Formularz 1099, aby zgłaszać płatności do określonych dostawców przekraczające 600 USD. Formularz W-9 zapewnia, że firma będzie miała wystarczającą ilość informacji do złożenia formularza 1099, jeśli będzie to konieczne.
Zastępuj formularze
IRS pozwala firmom korzystać z własnych formularzy, a nie z formularza W-9, jeśli wymaga zasadniczo podobnych informacji. Na przykład firma może utworzyć własny formularz konfiguracji dostawcy i wysłać go do wszystkich nowych dostawców. Ten formularz może zawierać zarówno informacje o dostawcy specyficzne dla firmy, jak i informacje zawarte na formularzu W-9.
Formularz informacji W-9
Formularz W-9 wymaga podania nazwy sprzedawcy, adresu pocztowego, klasyfikacji podatkowej i numeru ubezpieczenia społecznego lub numeru identyfikacyjnego pracodawcy. Formularz W-9 lub zastępczy zamiennik musi również wymagać od sprzedawcy potwierdzenia, że podany numer identyfikacyjny podatnika jest dokładny, że sprzedawca jest obywatelem Stanów Zjednoczonych i że sprzedawca nie jest objęty rezerwą u źródła.
Kary
Jeśli firma zażąda od Weryfikatora formularza W-9, a sprzedawca nie zastosuje się do niego, sprzedawca może zostać ukarany karą w wysokości 50 USD, chyba że błąd spowodowany jest uzasadnioną przyczyną, a nie świadomym zaniedbaniem. Sprzedawca może również zostać ukarany cywilną i karną, jeśli podane zostaną fałszywe informacje.
