Posiadanie małej firmy często oznacza, że mniej osób jest dostępnych, mają mniej czasu i często muszą wykonywać kilka różnych zadań jednocześnie. Po ustaleniu procedur biurowych można zaoszczędzić czas, stres i pieniądze dla wszystkich zaangażowanych. Standardowa procedura oznacza, że wszystkie strony wiedzą, jak postępować w swoich codziennych działaniach i gdzie leży ostateczna odpowiedzialność.
Problemy z zasobami ludzkimi
Zasoby ludzkie to dziedzina, w której z góry określone polityki i procedury mogą w największym stopniu wyeliminować zamieszanie i konflikty. Powinny istnieć jasne procedury dotyczące nieobecności, korzystania z telefonu, wynagrodzenia chorobowego, wniosków urlopowych, kwestii ubezpieczenia zdrowotnego i bezpieczeństwa w miejscu pracy. Często dobrym pomysłem jest skompilowanie podręcznika, bez względu na to, jak mały, by udzielić odpowiedzi na różne problemy przed problemami. Konflikty pracownicze, kradzieże, nękanie, przemoc w miejscu pracy i inne ważne kwestie mogą zostać rozwiązane dzięki jasnym zasadom i procedurom zarządzania tymi sytuacjami. Można uwzględnić przeglądy i ostrzeżenia pracowników, a także daty pakietów świadczeń i inne pytania.
Obowiązki w pracy
W szczególności małe biura mogą mieć trudności z określeniem dokładnych obowiązków służbowych personelu. Zamieszanie można wyeliminować, upewniając się, że pracownicy wiedzą, jakie są ich zadania i jakie dodatkowe obowiązki mogą być im powierzone. Może to wymagać wykresów organizacyjnych wskazujących, kto przejmuje kontrolę, gdy inni przebywają poza biurem w dni wolne od choroby lub urlop. Jasne określenie, kto ma ostateczne zdanie w określonych obszarach, może znacznie przyczynić się do uniknięcia zamieszania i ciężkich uczuć w sieci biurowej. Według Smallbiztrends.com, kierownik biura najprawdopodobniej będzie tym, który zajmie się dodatkowymi obowiązkami, takimi jak zasoby ludzkie, zakupy i technologie informatyczne, które wykraczają poza tradycyjne obowiązki urzędnicze.
Procedury finansowe
Koszty mogą szybko wymknąć się spod kontroli podczas prowadzenia małej firmy, dlatego przyjazny dla użytkownika program księgowy ma kluczowe znaczenie dla dobrych procedur biurowych. Można łatwo uzyskać dostęp do rachunków i operacji otrzymywanych na zasadzie bieżącej, aby upewnić się, że firma działa w ramach ograniczeń budżetowych. Dostęp do danych finansowych może być ograniczony do tych, którzy muszą wiedzieć. Procedury dotyczące zarządzania gotówką i drobnymi zakupami powinny być jasne i łatwe w prowadzeniu rejestrów. Formularze powinny być wystandaryzowane pod kątem zakupu, inwentaryzacji, fakturowania i obsługi technicznej.
