Niezależnie od tego, czy jesteś jednoosobowym zespołem, czy pełnoprawnym przedsiębiorstwem, posiadanie procedur i wytycznych biurowych to świetny sposób na ustalenie podstawowych zasad dla Twojej firmy. Pomaga to nie tylko w codziennych zadaniach, ale może także pomóc nowym pracownikom po rozpoczęciu pracy oraz pracownikom, którzy są już zatrudnieni, gdy muszą sprawdzić sprawy administracyjne.
Ustalanie wytycznych i udostępnianie ich
Tworzenie podręcznika dla biura XXI wieku to świetne miejsce na rozpoczęcie. Podręcznik biura powinien zawierać procesy i procedury dotyczące ważnych aspektów działalności firmy i powinien wymieniać wszelkie istotne punkty federalnych, stanowych i lokalnych przepisów dotyczących zatrudnienia. Należy podać informacje na temat polityki dotyczącej urlopów, niedyskryminacyjnych zasad i odszkodowań dla pracowników.
W tym miejscu możesz także uwzględnić misję, wizję i podstawowe wartości Twojej firmy. Pomagają one wszystkim w biznesie pozostać na dobrej drodze i dążyć do tego samego celu. Może zawierać wytyczne dotyczące zachowania pracowników, ubioru, palenia, godzin pracy, wynagrodzenia, promocji i świadczeń. Udostępnij swój podręcznik każdemu pracownikowi, oferując go zarówno online, jak i drukiem. Prześlij kopię wszystkich pracowników i poproś ich, aby podpisali list potwierdzający, że przeczytali wytyczne i zrozumieli je.
Biorąc pod uwagę technologię w biurze 21 wieku
W biurze XXI wieku ważne jest zintegrowanie technologii z Twoimi wytycznymi. Niezależnie od branży, w której pracujesz, technologia odgrywa ważną rolę w procedurach biurowych. Wiele rzeczy dzieje się na komputerach i smartfonach. Zdecyduj, czy Twoja firma zezwala na korzystanie z technologii biurowej z powodów osobistych i jakie są twoje środki bezpieczeństwa. Czy pracownicy mogą korzystać z telefonów podczas pracy? Ustalając takie zasady, będziesz w stanie wyjaśnić wszelkie nieporozumienia, zanim one się pojawią.
Tworzenie wytycznych dla każdej roli lub działu
W zależności od firmy możesz wybrać procedury dla każdego działu lub każdej roli w firmie. Na przykład, jeśli masz dział produkcyjny, ich procedury będą niewątpliwie inne niż dział sprzedaży i dział marketingu. Pisząc codzienne procedury dla każdej dziedziny działalności, szybciej pomagasz nowym pracownikom i będziesz w stanie kierować doświadczonymi pracownikami, gdy zapomną, jak wykonać określone zadanie. Posiadanie miejsca odniesienia pomaga również śledzić wszystko w Twojej firmie. Niektóre urzędy, które mają wiele warstw personelu, mogą wybrać schemat organizacyjny, aby wszyscy wiedzieli, jaka jest ich rola w szerszym kontekście firmy.
Utrzymywanie linii komunikacyjnych otwarte
Twoje wytyczne mogą być aktualizowane za każdym razem, gdy konieczne będzie dołączenie nowego ważnego elementu. Nie muszą być osadzone w kamieniu. Upewnij się, że regularnie komunikujesz się z pracownikami, gdy dodajesz coś do procedur biurowych lub podręcznika biurowego. Ponadto wszystkie praktyki w biurze powinny być łatwo dostępne. Upewnij się, że twoi pracownicy wiedzą, gdzie mogą zwrócić się o pomoc, jeśli mają pytania dotyczące czasu wakacji, korzystania z telefonów komórkowych, rekompensat pracowniczych lub jakiejkolwiek innej nowoczesnej praktyki biurowej.
