Kiedy piszesz pracownika, podejmujesz jedno z najtrudniejszych, ale najważniejszych zadań zarządzania. Zapisz pracowników uczciwie, starannie i konstruktywnie, a będziesz mieć dobrze zarządzany dział z poprawą wydajności. Zapisz mściwie pracownika, z przesadą lub z czysto represyjnych powodów, a na końcu możesz mieć na rękach kombinezon. Współpracuj z działem zasobów ludzkich, aby zapewnić wykorzystanie procesu korporacyjnego do poprawy wydajności pracowników.
Sprawdź zasady firmy dotyczące zapisywania pracownika. Wiele organizacji ustanowiło zasady lub formularze dotyczące zapisania pracownika i oczekuje, że będą przestrzegane. Jeśli nie wiesz, czy taka polityka istnieje, skontaktuj się ze swoim własnym przełożonym lub z pracownikiem długoterminowym. Nie zerwij zaufania, dzieląc się tym, o czym będzie pisać.
Zapisz napisany plan poprawy wydajności. Etykieta planu poprawy wydajności (PIP) umieszcza zapis pracownika w odpowiednim trybie i funkcji. Jego celem jest poprawa wydajności i zapewnienie konstruktywnego planu, aby to zrobić, a nie słowno nie gardzić ani nie wprawiać w zakłopotanie pracownika.
Rozpocznij od chronologicznej listy obiektywnie obserwowanych problemów z wydajnością. Powinno się je czytać tak, jak to tylko możliwe, z jak najmniej uzasadnionymi stwierdzeniami. Pamiętaj, że stają się one prawnie odpowiedzialnymi dokumentami. Trzymaj się faktów i pozwól reszcie pozostać w swoim własnym umyśle.
Połącz problemy z wydajnością z faktycznym opisem zadania. Twój pracownik powinien mieć opis stanowiska z konkretnymi celami. Zwróć uwagę, jak zaobserwowane problemy z wydajnością negatywnie wpłynęły na realizację celów wymienionych w opisie stanowiska. Bądź tak jasny, zwięzły i bezpośredni, jak to tylko możliwe.
Napisz konkretne kroki planu poprawy. Kiedy piszesz pracownika, musi on działać pozytywnie w kierunku przyszłości, a nie negatywnie w stosunku do przeszłości. Określ konkretne działania, które pracownik ma podjąć. Należy jasno określić proces, z którym PIP zostanie udostępniony, oraz konsekwencje dla dalszych problemów z wydajnością. Przeczytaj kilka razy swój dokument, czytaj go głośno i dokonaj niezbędnych korekt. Zakończ pozytywne stwierdzenia dotyczące osiągnięć pracownika i chęć zobaczenia, jak pracownik nadal przyczynia się w ten sposób.
Mieć prywatne spotkanie z pracownikiem. Bez wskazywania innym pracownikom, że dana osoba jest w kłopotach lub w dyscyplinie, mają prywatne spotkanie. Użyj miejsca, w którym partnerzy biurowi nie mogą przeoczyć ani podsłuchać. Zachowaj spokój i unikaj reakcji emocjonalnych. Upewnij się, że pracownik rozumie, co napisałeś, i poproś pracownika o parafowanie dokumentu, wskazując, że pracownik rozumie te informacje.
Wskazówki
-
Wyjaśnij, że na tym spotkaniu nie chodzi o obronę poprzednich działań, ale o poprawę przyszłych wyników. Jeśli pracownik odmówi parafowania lub podpisania dokumentu, zapamiętaj to i podpisz sam. Daj jedną kopię pracownikowi i zachowaj ją dla siebie.
