Przez wiele stuleci umowy stały się powszechnym sposobem na ustanowienie prawnie wiążącego porozumienia między dwiema stronami. Zarządzanie kontraktem obejmuje zarządzanie relacjami między podmiotami, takimi jak klienci, partnerzy, dostawcy lub pracownicy. Procedury zawierają szczegółowe informacje na temat prowadzenia negocjacji, wdrażania, rozwiązywania i odnawiania.
Elementy procedur
Twoim celem w zarządzaniu kontraktami jest maksymalizacja zysków i zminimalizowanie ryzyka. Jasno określone procedury ułatwiają koordynację między zaangażowanymi stronami. Kontrakty handlowe obejmują faktury, zamówienia zakupu i umowy partnerskie. Wdrożyć procedury zarządzania kontraktami przy użyciu oprogramowania komputerowego lub po prostu udokumentowane jako podręcznik.
Twoje procedury powinny określać sposób określania wymagań dla produktów lub usług. Przestrzeganie specyfikacji zamówienia często stanowi podstawę do określenia jakości. Różne wymagania biznesowe powodują zmiany umów, zgodnie z procedurami zarządzania umowami. Wprowadzić kompleksowe procedury zarządzania kontraktami, aby w przypadku spornych rachunków i niespełnionych zobowiązań, zostały one szybciej rozwiązane, ponieważ umowy są solidne.
Upewnij się, że przestrzegasz ustaw i rozporządzeń regulujących język umowy oraz praw i obowiązków zaangażowanych stron. Podczas gdy zwykły uścisk dłoni został uznany za prawnie wiążący, nowoczesne firmy opierają się teraz na serii dokumentów prawnych umożliwiających zawieranie transakcji. Udokumentuj, jak wygenerować cztery główne typy umów: stałe ceny, umowy zwrotne, częściowo określone i umowy listowe. Procedury opracowywania i zarządzania umowami dla każdego rodzaju powinny wskazywać, jak wymienić cenę, zdefiniować zakres, ustalić harmonogram dostaw, ocenić ryzyko dla każdej ze stron i opisać bieżące relacje biznesowe (jeśli dotyczy).
Przygotuj się na obsługę różnych scenariuszy. W przypadku umów o stałej cenie, dodatkowe procedury powinny określać warunki łagodzące, takie jak sposób napisania umowy, jeśli dokładna ilość materiałów nie jest znana lub działalność trwa przez dłuższy czas. Niektóre branże, takie jak przemysł budowlany, zawierają zachęty do zawierania umów, które mają motywować efektywność operacyjną. Procedury związane z umowami podlegającymi zwrotowi kosztów definiują sposób określenia warunków, aby kupujący przejął ryzyko finansowe od sprzedającego, zgadzając się na cenę obejmującą (zazwyczaj) wszystkie koszty plus opłatę. Zasady monitorowania tego typu umów (zazwyczaj stosowane przez organizacje non-profit lub partnerów biznesowych, dla których zysk finansowy nie jest celem nadrzędnym) zawierają wyraźne oświadczenia dotyczące oczekiwań. Skonfiguruj także procedury dla częściowo zdefiniowanych umów i porozumień listowych. Inwestowanie czasu i wysiłku w opracowanie kompleksowych procedur zapewnia bezproblemowy przepływ operacji w Twojej firmie.
