Komunikacja w biurze może być przede wszystkim prowadzona za pomocą poczty elektronicznej i komunikatorów internetowych, ale prawie każde biuro wciąż otrzymuje i przetwarza ogromną ilość dokumentów. Rzeczywiście, według Amerykańskiej Agencji Ochrony Środowiska, przeciętny pracownik biurowy obsługuje każdego roku około 10 000 arkuszy papieru lub średnio około dwóch funtów papieru i tektury. Lepsze procedury zarządzania pocztą biurową mogą znacznie przyczynić się do zapewnienia płynnego przepływu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Wyznacz odpowiedni personel
Nawet małe firmy mogą skorzystać z wyznaczenia jednej osoby do obsługi całej poczty przychodzącej i wychodzącej, aby zapewnić, że nic nie zginie ani nie zostanie przekierowane na drogę do miejsca przeznaczenia. Im większa organizacja, tym więcej członków personelu powinno być przypisanych do odbierania, sortowania, dystrybucji i zbierania wszystkich firmowych wiadomości i pakietów. Ponieważ poczta elektroniczna staje się bardziej popularnym wyborem do komunikacji i dystrybucji oficjalnych dokumentów, obsługa poczty elektronicznej może być tylko częścią opisu stanowiska pracownika, w zależności od ilości poczty, która przechodzi przez zwykłe korporacyjne kanały komunikacji. W przypadku dostaw handlowych (np. UPS, FedEx, DHL) recepcjonistka jest ogólnie najlepszą osobą do odbierania i podpisywania pakietów przychodzących ze względu na jej doskonałą lokalizację. Zwykle nie jest dobrym pomysłem oddanie wszystkich obowiązków związanych z zarządzaniem pocztą recepcjonistce, ponieważ ta odpowiedzialność często wymagałaby pozostawienia jej biurka bez nadzoru przez dłuższy czas.
Utwórz listy przepływów dystrybucji poczty
Menedżerowie i pracownicy odpowiedzialni za dystrybucję poczty powinni współpracować przy opracowywaniu wytycznych - za pomocą schematów blokowych, list kontrolnych lub w jakimkolwiek formacie, w którym Twoja firma jest najbardziej wygodna - że wszyscy pracownicy, szczególnie pracownicy, którzy będą nadzorować dystrybucję poczty i jej pobieranie, będą śledzić. Należy wziąć pod uwagę każdy etap zbierania poczty: zbieranie poczty w centralnym punkcie odbioru (paczkę pocztową, pocztę, pocztę korporacyjną, personel dostarczający przesyłki lub tradycyjną skrzynkę pocztową); zestawianie w określonej lokalizacji w biurze przeznaczonej wyłącznie do sortowania poczty; dystrybucja do wydziałowych lub indywidualnych skrzynek pocztowych lub przekazywanie do każdego biura; zbieranie poczty wychodzącej i dbanie o to, aby wszystkie dokumenty wychodzące były odpowiednio adresowane i stemplowane; oraz utrzymywanie porządku i porządku w obszarze zbierania / sortowania poczty.
Zapewnij niezbędne dostawy
Upewnij się, że stacja gromadzenia / dystrybucji poczty ma wszystkie zasoby potrzebne personelowi do wykonania swojej pracy. Jeśli Twoja firma jest na tyle duża, że dystrybucja poczty jest sprawniej przeprowadzana za pomocą centralnej lokalizacji, zbuduj solidny organizer poczty / literatury lub sorter poczty z dużą ilością schowków dla każdego działu lub członka personelu i wyraźnie oznacz każdą z nich. Departamenty będą wymagać większych kubków niż osób indywidualnych, więc daj im dużo miejsca.Trzymaj dobrze zaopatrzoną szafkę lub biurko za pomocą rolek i dozowników taśmy; materiał do pakowania; koperty; zwracaj etykiety w różnych rozmiarach z nadrukowanym adresem Twojej firmy; etykiety pocztowe w różnych rozmiarach z wcześniejszymi numerami najpopularniejszych adresów pocztowych Twojej firmy; znaczniki czasu i daty; skala pakietu; długopisy; markery; pojemniki; i małą ręczną ciężarówkę lub wózek. Nie zapomnij o niszczarce o wymiarach przemysłowych i pojemnikach do recyklingu. Jeśli Twoja firma przechodzi więcej poczty, niż jedna osoba może ją zniszczyć lub poddać recyklingowi, rozważ możliwość zawarcia umowy z zewnętrzną firmą zajmującą się zarządzaniem dokumentami / recyklingiem, aby poradzić sobie z tą pracą.
Śledź całą przychodzącą i wychodzącą pocztę
Stwórz elektroniczny system zarządzania pocztą, aby śledzić całą przychodzącą i wychodzącą pocztę. Jeśli Twoja firma to tylko Ty i asystent, możesz pominąć ten krok, ale jeśli nadzorujesz duży dział lub firmę zatrudniającą kilkudziesięciu pracowników, stwórz system, który będzie śledzić daty nadejścia poczty i, jeśli to konieczne, kogo. Szczególnie ważne jest tworzenie tych systemów, jeśli Twoja firma otrzymuje wiele poufnych dokumentów prawnych i paczek. Przedmioty gubią się w nawet małych biurach częściej niż myślisz; Najlepiej unikać tych frustrujących sytuacji, tworząc na przykład podstawowy arkusz kalkulacyjny Excel, który pokazuje, kiedy pojawił się pakiet i kiedy został zgłoszony przez jego odbiorcę lub przedstawiciela.
