Zarządzanie rekordami w firmie obejmuje klasyfikowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i przechowywanie lub usuwanie rekordów. Zdjęcia, e-maile i pliki są traktowane jako zapisy. Zapisy są klasyfikowane zgodnie z ich funkcją biznesową. Na przykład plik może być klasyfikowany jako "aktywny" i znajdować się w serii raportów z postępów. Sama seria może być skategoryzowana jako historyczna lub fiskalna.
Prawny
Zarządzanie aktami odgrywa istotną rolę dla organizacji, które produkują wiele dokumentów prawnych. Ważne jest, aby istniała korporacja, w której przechowywana jest biblioteka plików prawnych. Proces prawny może być bardziej skomplikowany, jeśli zarządzanie dokumentami jest ignorowane. Dokumentacja prawna musi być łatwo dostępna, jeżeli korporacja jest zaangażowana w sprawę lub w przypadku wystąpienia kryzysu prawnego.
Administracyjny
Z administracyjnego punktu widzenia program zarządzania dokumentami musi identyfikować, przechowywać i usuwać rekordy w sposób logiczny i zgodny z prawem. W systemach szkolnych prowadzenie i przechowywanie zapisów może obejmować informacje dostarczane przez instruktorów. Ten typ informacji obejmuje materiał napisany na maszynie lub tekst. Dołączone są również listy, które zostały wysłane do uczniów i rodziców.
Badania
Badania rynkowe firmy, plany strategiczne i biznesplany są dokumentami czasowymi. Sposób ich wykorzystania zależy od bieżących projektów lub celów organizacji. Jeśli korporacja chce przeniknąć do nowego rynku, może polegać na badaniach pierwotnych lub wtórnych. Obie formy materiałów referencyjnych mogą odgrywać istotną rolę w ekspansji firmy.
