Strategiczna, starannie zaplanowana struktura organizacyjna pomaga firmie działać skutecznie i wydajnie. Nieefektywna struktura może powodować poważne problemy dla firmy, w tym utracone zyski, szybki obrót pracowników i spadek wydajności. Eksperci zarządzania korzystają z sześciu podstawowych elementów struktury organizacyjnej, aby opracować właściwy plan dla konkretnej firmy. Te elementy to: departamentalizacja, łańcuch dowodzenia, zakres kontroli, centralizacja lub decentralizacja, specjalizacja pracy i stopień formalizacji. Każdy z tych elementów wpływa na sposób, w jaki pracownicy angażują się, zarządzanie i pracę, aby osiągnąć cele pracodawcy.
Wskazówki
-
Sześć podstawowych elementów struktury organizacyjnej to: departamentalizacja, łańcuch dowodzenia, zakres kontroli, centralizacja lub decentralizacja, specjalizacja pracy i stopień formalizacji.
Departamentalizacja
Departamentalizacja odnosi się do tego, w jaki sposób struktura organizacyjna grupuje funkcje, biura i zespoły firmy. Te poszczególne grupy są zwykle określane jako działy. Działy są zazwyczaj sortowane na podstawie zadań wykonywanych przez pracowników w każdym dziale, ale nie jest to jedyny sposób na utworzenie podziału służbowego firmy. Można również podzielić firmę na grupy w oparciu o linie produktów lub marek, lokalizacje geograficzne, a nawet potrzeby klientów.
Łańcuch dowodzenia
Większość organizacji, od firm po organizacje non-profit po wojsko, wykorzystuje łańcuch dowodzenia. Pomaga to wyeliminować nieefektywność, raportując każdego pracownika jednemu menedżerowi, a nie kilku szefom. W kontekście korporacyjnym ten typ łańcucha dowodzenia znajduje odzwierciedlenie w strukturze organizacyjnej i wpływa na opisy stanowisk oraz hierarchie urzędów. Menedżerowie przydzielają zadania, komunikują oczekiwania i terminy pracownikom, a także motywują do działania na zasadzie jeden do wielu.
Kiedy pracownicy napotykają przeszkody lub problemy, zgłaszają się do odpowiedniego menedżera. Jeśli to konieczne, menedżer jest wówczas odpowiedzialny za przyjęcie problemu lub wydanie łańcucha dowodzenia na wyższy poziom i tak dalej. Ten łańcuch uprawnień lub poleceń usprawnia operacje korporacyjne i komunikację dla bardziej wydajnego i produktywnego biznesu.
Zakres kontroli
Rozmiary kontroli organizacji określają, ilu pracowników odpowiada każdy menedżer w firmie. Nie ma jednego rodzaju zakresu kontroli, który jest idealny dla wszystkich firm, a nawet dla wszystkich firm w danej branży. Optymalny zakres zależy od wielu czynników, w tym wielkości siły roboczej, sposobu podziału firmy na działy, a nawet konkretnych celów biznesowych i strategii firmy.
Inne czynniki, które należy rozważyć, to typ menedżera przypisany do każdego działu i opisy stanowisk pracowników zgłaszających się do tego menedżera. W zależności od indywidualnego stylu lub podejścia menedżera, zakres kontroli może wynosić od trzech do czterech do 15 lub więcej. Oczywiście, menedżerowie, którzy znajdują się wyżej w hierarchii dowodzenia, mają zazwyczaj większą kontrolę, ponieważ są bezpośrednio odpowiedzialni za kierowników średniego szczebla lub kierowników zespołów.
Centralizacja i decentralizacja
Struktury organizacyjne również spoczywają gdzieś w spektrum centralizacji. Ogólnie rzecz biorąc, bardziej konserwatywne podmioty korporacyjne przyjmują scentralizowaną strukturę. W tym projekcie menedżerowie poziomu C podejmują wszystkie decyzje, kierownictwo opracowuje plan wykonania, a pierwsi pracownicy realizują ten plan. C-level oficerowie są na ogół na najwyższym szczeblu schematu organizacyjnego, takich jak dyrektor generalny, dyrektor operacyjny i dyrektor ds. Marketingu.
Centralizacja w przedsiębiorstwie oznacza, że średnie kierownictwo zazwyczaj nie ma nic do powiedzenia na temat celów wyznaczonych przez firmę. System ten jest typowy w większych korporacjach, a także w firmach z bardziej konserwatywnych branż. Z drugiej strony firma mogłaby przyjąć bardziej zdecentralizowane podejście. Zdecentralizowany system umożliwia wszystkim szczeblom zarządzania możliwość wniesienia wkładu w cele i cele big-vision. Większe, obejmujące całą firmę decyzje są nadal zarezerwowane dla oficerów na poziomie C, ale kierownicy działów cieszą się większym stopniem swobody w działaniu swoich zespołów.
Specjalizacja pracy
W każdej firmie pracownicy na wszystkich poziomach zazwyczaj otrzymują opis swoich obowiązków i oczekiwań związanych z ich stanowiskiem. W większych firmach opisy stanowisk są formalnie przyjmowane na piśmie. Takie podejście pomaga zapewnić zaspokojenie określonych potrzeb firmy w zakresie siły roboczej, bez niepotrzebnego powielania wysiłków. Specjalizacja zawodowa zapewnia, że wszyscy pracownicy mają określone obowiązki, które mają wykonywać na podstawie doświadczenia zawodowego, wykształcenia i umiejętności każdego pracownika. Zapobiega to oczekiwaniu, że pracownicy wykonają zadania, do których nie mieli wcześniejszego doświadczenia lub przeszkolenia i aby nie wykonywali ich pod swoimi umiejętnościami.
Formalizowanie
Wreszcie struktury organizacyjne wdrażają pewien stopień sformalizowania. Ten element przedstawia związki międzyorganizacyjne. Formalizacja jest elementem, który określa procedury, zasady i wytyczne firmy przyjęte przez kierownictwo. Formalizacja określa również aspekty kultury przedsiębiorstwa, takie jak to, czy pracownicy muszą się zalogować i wyjść po przyjeździe i wyjściu z biura, ile przerw mogą mieć pracownicy i jak długo mogą być te przerwy, jak i kiedy pracownicy mogą korzystać z firmowych komputerów i jak pracownicy oczekuje się, że wszystkie poziomy będą ubierać się do pracy.
