Zadbane blaty biurkowe i uporządkowane szuflady biurkowe tylko zarysowują powierzchnię dobrej organizacji. Zamiast tego, organizowanie swoich pracowników często oznacza chodzenie za kulisy i zajmowanie się organizacją biura od środka. Może to również oznaczać włączenie odrobiny kreatywnego myślenia, a także tradycyjnych i oczywistych środków w swoim podejściu do organizacji pracowników.
Zatrzymaj multitasking
Chociaż może się wydawać, że wielozadaniowość jest dobrym sposobem na wykonanie większej pracy, praca z wieloma zadaniami jednocześnie zmniejsza wydajność i utrudnia podejmowanie prób zorganizowania pracowników. Według American Management Association, spadek wydajności netto może sięgać nawet 75 procent. Ustanowić jasną regułę wymagającą od pracowników priorytetyzacji działań i zadań, a przede wszystkim pracować nad zadaniem lub działaniem o najwyższym priorytecie. To nie tylko poprawia produktywność i zmniejsza stres, ale także zapewnia lepszą organizację pracy.
Skonfiguruj repozytorium informacji
Zidentyfikuj i skonfiguruj centralną lokalizację, na przykład opartą na sieci Web platformę aplikacji lub współużytkowany dysk sieciowy, do przechowywania formularzy, szablonów dokumentów, kopii zasad firmy i wszelkich innych informacji, które pracownicy często udostępniają lub uzyskują dostęp. Posiadanie jednej lokalizacji do przechowywania powszechnie dostępnych informacji ułatwia dostęp i pomaga wszystkim zorganizować się. W ten sam sposób centralny wspólny kalendarz firmy lub departamentu informuje zarówno o tym, co się dzieje, jak i pomaga pracownikom w tworzeniu planów dziennych i tygodniowych.
Spotkania i komunikacja
Określ jasne oczekiwania, deleguj zadania i informuj z wyprzedzeniem o zmianach, gdy to możliwe. Informowanie pracowników o tym, czego oczekujesz i nad czym chcesz pracować, pozwala na wcześniejsze planowanie i lepszą organizację. Trzymaj się cotygodniowych lub comiesięcznych spotkań indywidualnych i grupowych, aby ocenić postępy w realizacji wyznaczonych celów.Zaadresuj dobrą organizację bezpośrednio poprzez warsztaty, głośniki i pracuj z pracownikami, którzy zmagają się z poprawą swoich umiejętności organizacyjnych. Zachęcaj do notowania podczas spotkań, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo, że zapomnienie wpłynie na dobrą organizację.
Zezwalaj na planowanie
Wymagaj od pracowników, aby przeznaczyli 15 minut na planowanie na koniec każdego dnia. Włącz dodatkowe 15 minut w każde piątkowe popołudnie, aby przejrzeć harmonogram na następny tydzień i przygotować się na nadchodzący tydzień. Pomaganie pracownikom w doskonaleniu umiejętności planowania poprawia również organizację, umożliwiając im przygotowanie materiałów lub informacji z wyprzedzeniem. Planowanie zaawansowane może również pomóc pracownikom zobaczyć, gdzie mogą próbować dopasować zbyt wiele w dniu roboczym, co wskazuje na konieczność zmiany priorytetów dziennych celów lub poprosić o pomoc.
