Księgowi pracują codziennie na różnych danych, od danych finansowych, przez wielkości zapasów, aż po godziny pracy. Aby móc korzystać z danych, pracownicy działu księgowości potrzebują miejsca do przechowywania danych. Miejsce przechowywania danych księgowych przez firmę nazywa się systemem informacji księgowych. Większość firm wykorzystuje technologię komputerową do przechowywania tych zapisów i umożliwia użytkownikom dostęp do tych zapisów.
Dane księgowe
Dane księgowe obejmują dane finansowe i niefinansowe. Dane finansowe zawierają szczegółowe informacje dotyczące raportów księgowych, sprawozdań finansowych i wniosków rządowych. Oprócz raportów, księgowi prowadzą dokumentację kopii zapasowych, którą można wykorzystać do weryfikacji zgłoszonych liczb. Dane pozafinansowe składają się z wielkości sprzedaży, wielkości produkcji, godzin pracy i opisów aktywów. Dane niefinansowe obsługują zgłoszone numery finansowe. Ilości sprzedaży zawierają szczegóły dotyczące całkowitej sprzedaży. Wielkość produkcji zawiera szczegółowe informacje na temat wielkości zapasów. Dane dotyczące godzin pracy zawierają szczegółowe informacje na temat listy płac. Opisy zasobów zawierają szczegóły dotyczące zgłoszonych nieruchomości i sprzętu.
System informacyjny
System informacyjny zapewnia magazyn do kompilacji wszystkich danych potrzebnych w firmie. Systemy informacyjne potrzebują silnej organizacji, aby umożliwić użytkownikom dostęp do potrzebnych informacji bez zapewniania dostępu do poufnych informacji wykraczających poza ich potrzeby. Wiele firm kupuje programy do zarządzania swoimi potrzebami dotyczącymi systemu informacyjnego. Inne firmy zatrudniają programistów komputerowych do budowy systemu informatycznego, który spełnia ich specyficzne potrzeby.
System informacji księgowych
System informacji księgowych to system informacyjny zbudowany w celu zaspokojenia specyficznych potrzeb działu księgowości. Dział księgowości zarządza szeregiem poufnych informacji. Stawki godzin pracy i roczne wynagrodzenie, wraz z prywatnymi informacjami o personelu, wymagają ograniczonego dostępu w ramach departamentu. Ceny sprzedaży klienta muszą pozostać poufne, zwłaszcza gdy różni klienci płacą różne stawki za podobne produkty. Wiedza o kosztach produkcji musi pozostać wewnętrzna, aby konkurenci nie doszli do ceny firmy. W każdym z tych przykładów tylko wybrani pracownicy potrzebują dostępu do informacji. System informacji księgowych musi zapewniać mechanizm wybranym pracownikom w celu wyszukiwania określonych informacji, z którymi muszą pracować, ale nie informacji poza ich zakresem odpowiedzialności.
Używa
Oprócz zachowania poufności, systemy informacji księgowych dostarczają użytkownikom raporty stworzone dla ich konkretnych potrzeb. Systemy informacji księgowych umożliwiają także użytkownikom pobieranie informacji do arkuszy kalkulacyjnych. W arkuszu kalkulacyjnym użytkownik może wybrać określone informacje w celu spełnienia ich własnych potrzeb.
