Każdy rodzaj organizacji opiera się na strukturze, od lokalnego stowarzyszenia właścicieli domów do wielonarodowej korporacji. Formalność tej struktury zależy od wyboru jej przywództwa. Struktury mogą się różnić formalnością, niektóre grupy nie mają żadnych reguł, a inne mają wszystko udokumentowane i podpisane przez każdego nowego pracownika. Aby określić rodzaj struktury organizacyjnej, jaką powinna mieć Twoja firma, może pomóc poznać Twoje opcje.
Formalny system a nieformalny system
Często struktura organizacyjna firmy stanowi precedens dla kultury pracy jako całości. Kiedy opisujesz swoją strukturę podczas procesu rozmowy kwalifikacyjnej, w naturalny sposób przyciągniesz pracowników, którzy wolą pracować w tego typu środowisku, a ci pracownicy polecą cię innym. Formalna struktura organizacyjna to taka, która dokładnie dokumentowała procesy, od schematów organizacyjnych wyszczególniających łańcuch poleceń do opisów stanowisk charakterystycznych dla każdej pozycji.
W nieformalnej kulturze pracy hierarchie te mogą nigdy nie zostać omówione. Właściciel firmy może zatrudniać swojego pierwszego pracownika, nie mówiąc nawet głośno, gdzie pracownik ten będzie pasował do schematu organizacyjnego firmy. Ponieważ coraz więcej pracowników jest zatrudnianych, a firma rośnie, niektóre firmy nigdy oficjalnie nie rozwiązują tych problemów. Oczywiście, wiele organizacji znajduje się gdzieś pomiędzy tymi dwoma skrajnościami, być może dyskutując o tym, o których pracownikach donoszą, bez pisania tego na piśmie.
Zalety formalnych struktur roboczych
Struktura może pomóc organizacji działać płynnie, a wszyscy członkowie wiedzą dokładnie, gdzie się udać, jeśli potrzebują pomocy lub mają obawy. Dla liderów oznacza to możliwość umieszczenia struktury w miejscu, w którym inni menedżerowie motywują i pomagają pracownikom, zamiast przyjmowania wszystkich do osób na szczycie za wszystko. Menedżer najwyższego poziomu może spotykać się z całym zespołem zarządzającym, a następnie filtrować informacje do pracowników znajdujących się pod nimi. Oszczędza to czas i pieniądze, pozwalając liderom skupić się na celach specyficznych dla rozwoju firmy.
Jeśli prowadzisz firmę, może się okazać, że formalna struktura pracy pozwala lepiej się zorganizować. Jeśli umieścisz swoje cele, tabelę organizacyjną i zasady i procedury na piśmie, możesz regularnie je odwiedzać i upewnić się, że jesteś na dobrej drodze. Posiadanie wszystkich udokumentowanych dokumentów pomoże Ci także, jeśli skontaktujesz się z inwestorami lub poprosisz o kredyt bankowy na rozwój swojej firmy. Będziesz mieć dokumenty niezbędne do wykazania, że Twoja firma ma solidną strukturę.
Zalety nieformalnych struktur pracy
Omawiając zalety i wady formalnych i nieformalnych grup, wydaje się, że zawsze istnieje koncepcja elastyczności. Jedną z największych wad formalnej struktury pracy jest to, że wprowadza ona biurokrację, która może spowalniać operacje. Jeśli pracownik musi udać się do przełożonego z problemem i poczekać, aż znajdzie się w łańcuchu, postępy spowalniają, a firma może napotkać problemy. Informacje mogą się również zagubić, gdy przemieszczają się w górę lub w dół, a ważne szczegóły zostają zapomniane lub stają się przekrzywione.
Być może jednak największą zaletą nieformalnej struktury pracy jest elastyczność. Zamiast procesów osadzonych w kamieniu, Twoja firma ma swobodę zmiany, gdy organizacja odpływa i przepływa. Oznacza to również, że jeśli wprowadzisz poważną zmianę, twój zespół będzie w stanie szybko dostosować i wypełnić te luki, zamiast czekać na przejście do przodu, dopóki nie zmienisz struktury swojej firmy.
Czym jest kultura pracy?
Ustawieniem dla wszystkiego, co robi Twoja firma, jest kultura pracy. Kultura odnosi się do podstawowych przekonań, które zasilają twoją organizację, od decyzji, które podejmujesz, do kodu ubioru, który masz na miejscu dla pracowników do naśladowania. Jeśli założyłeś firmę i sam ją zbudowałeś, twoja kultura pracy jest prawdopodobnie bezpośrednim odzwierciedleniem twojej osobowości i podstawowych wartości. Kiedy zatrudniasz ludzi, możesz zaopatrzyć swój zespół w ludzi, którzy również odzwierciedlają te wartości, niezależnie od tego, czy robisz to świadomie, czy nie.
Jednak nawet przy najlepszych intencjach prawdopodobnie będziesz mieć trudności z utrzymaniem tej kultury pracy w miarę rozwoju firmy. Może to być po prostu jedna osoba, która nie pasuje do reszty zespołu, lub może się okazać, że masz nowego klienta, który obciąża pozytywne środowisko pracy, na które tak ciężko pracowałeś. Im bardziej rozumiesz kulturę pracy, którą chcesz utrzymać, tym szybciej będziesz w stanie przywrócić porządek.
Formalne kultury pracy
Ponieważ kultura pracy jest ściśle związana ze strukturą, ważne jest, aby omówić zalety kultury formalnej. Ponieważ coraz więcej firm naciska na nieformalne kultury pracy, stało się jasne, że jest to konfiguracja, która nie działa dla każdej firmy. W rzeczywistości niektóre organizacje znacznie lepiej nadają się do formalnej struktury. Przykładowo, firma prawnicza lub księgowa może uznać, że formalna kultura pracy lepiej pasuje do jej własnych pracowników.
Nie tylko formalna kultura pracy najlepiej sprawdza się w przypadku pracowników preferujących strukturę, ale także pomaga firmom przyciągać klientów, którzy upierają się przy formalnych kulturach pracy. Firma może również łatwiej uzyskać pieniądze inwestycyjne, gdy ma bardziej formalny układ, ponieważ bardziej tradycyjni inwestorzy mogą czerpać z zapewnionej struktury.
Nieformalne kultury pracy
W ostatnich latach firmy przesunęły się w kierunku bardziej nieformalnego otoczenia, a badania łączą niektóre kultury pracy z poprawionym morale. Pozytywna kultura pracy dotyczy zaangażowania pracowników, co oznacza wzmocnienie pozycji pracowników w budowaniu i rozwijaniu organizacji. Kultura nieformalna wykracza poza luźne ubiory i salki wypełnione dodatkami, aby zapewnić elastyczne godziny pracy i politykę otwartych drzwi.
W nieformalnej kulturze pracy najważniejszym celem jest zadowolenie pracowników, ale ważne jest, aby tego typu środowisko pasowało do Twojej osobowości, a także preferencji osób, które zatrudniasz. Może to czasami wymagać dostosowania sposobu działania lub ponownego przemyślenia niektórych praktyk zatrudniania. Może się okazać, że dodanie kilku kontrahentów lub zdalnych pełnotekstowych jest lepiej dopasowane do środowiska, które próbujesz utworzyć, na przykład. Niezależnie od przypadku, nieformalna kultura pracy da ci elastyczność w dokonywaniu tych zmian.
Ustawianie struktury w nieformalnym środowisku
Wyeliminowanie struktury nie oznacza, że nie oferujesz wskazówek na temat tego, czego oczekuje się od każdego pracownika, ani informacji zwrotnej na temat jego skuteczności. Jedną z najlepszych rzeczy, które możesz zrobić, jeśli chodzi o formalną dokumentację, jest wykorzystanie jej do kierowania pracownikami. Oprócz zapisywania zasad dotyczących zasobów ludzkich w takich kwestiach, jak czas wakacji, należy również określić oczekiwania dotyczące pracy każdej pozycji, aby dać pracownikom wskazówki dotyczące obowiązków służbowych. To również da ci punkt wyjścia, gdy przyjdzie czas, aby przekazać opinię na temat pracy, którą wykonuje pracownik.
Jednak ta informacja zwrotna idzie w obie strony. Firmy odnoszące sukcesy inwestują w mechanizmy sprzężenia zwrotnego, które pozwalają pracownikom przekazywać przywódcom wiedzę o tym, co robią. Zamiast jedynie czekać, aby dowiedzieć się, czy ich menedżerowie są zadowoleni ze swojej wydajności pracy, pracownicy mogą regularnie przekazywać informacje zwrotne na temat tego, co myślą o kulturze pracy i o swoich rolach. Po wprowadzeniu zmian pracownicy czują się bardziej zaangażowani, ponieważ widzą, że są częścią tego, jak działa organizacja.
