Wraz z rekrutacją i utrzymaniem, szkolenie jest jednym z trzech kluczowych aspektów skutecznego zarządzania pracownikami. Zanim usiądziesz, aby opracować program treningowy dla pracowników, warto przeprowadzić analizę SWOT dla pracownika i spojrzeć na jego mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia.
Najpierw połącz swój zespół, aby utworzyć analizę SWOT. Może to być wielofunkcyjny zespół menedżerów z różnych obszarów firmy, z których każdy ma pewien udział w opracowaniu świetnego programu szkoleniowego dla pracowników. W skład zespołu mogą wchodzić pracownicy, którzy przeszli szkolenie, odnoszący sukcesy członkowie zespołu, którzy wiedzą, gdzie znajdują się możliwości, lub eksperci szkoleniowi firmy. Lub zespół SWOT może być mniejszą grupą, może nawet tylko jedną osobą, która jest doskonale zaznajomiona zarówno z pracownikami, jak i potrzebami szkoleniowymi firmy. Większy zespół jest generalnie lepszy (bez uzyskania zbyt dużego), ponieważ więcej pomysłów zostanie wniesionych do stołu.
Przed rozpoczęciem ważne jest, aby każdy członek zespołu rozumiał, co robisz i dlaczego to robisz. Wszyscy członkowie zespołu powinni być zaznajomieni nie tylko z procesem SWOT, ale także z konkretnym pożądanym rezultatem procesu i ogólną inicjatywą szkolenia pracowników. Daj każdemu tło i zacznij.
Większość grup SWOT uważa, że najprościej jest zacząć od mocnych stron. To są atuty twojej obecnej bazy pracowników, rzeczy, które mimo że zawsze można je ulepszyć, twoi pracownicy obecnie radzą sobie bardzo dobrze. Jeśli twoi pracownicy są otwarci i przyjaźni, to jest siła. Jeśli konsekwentnie dostarczają wymagane raporty na czas, to jest siła. Mocne strony to przedmioty, które prawdopodobnie nie muszą być traktowane priorytetowo przy szkoleniu w ramach nowego programu rozwoju pracowników, poza tym, co już się robi, aby wyszkolić te umiejętności. Zrób wyczerpującą listę mocnych stron swoich pracowników i upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu zgadzają się, że są to mocne strony.
Po mocnych stronach logicznym miejscem do poruszania się są słabości. Są to obszary, w których najbardziej potrzebna jest poprawa wśród pracowników, prawdopodobnie obszary, które sprawiły, że Twoja firma zdecydowała się najpierw zbadać proces szkolenia i rozwoju pracowników. Jeśli zespół obsługi klienta nie jest w stanie zachęcić klientów do pozostania w firmie, jest to słabe. Jeśli menedżer operacyjny nie może odczytać sprawozdania z zysków i strat, jest to słabe. Słabe strony to elementy, które twój zespół ostatecznie chce umieścić jako priorytet w procesie szkolenia pracowników. Ponownie utwórz pełną listę słabości pracowników i bądź szczera.
W analizach SWOT, gdzie mocne i słabe strony są z reguły wewnętrzne, szanse i zagrożenia można znaleźć patrząc poza grupę. Chociaż mocne i słabe strony są tym, co widziałeś w przeszłości i teraz widzisz, szanse i zagrożenia są tym, co zaczynasz widzieć teraz, ale zobaczą więcej w przyszłości. Przykładowo, dla zespołu sprzedażowego może być nowy produkt, funkcja lub punkt cenowy, który przedstawiciele będą mogli sprzedać (co w tym przypadku oczywiście zapewni możliwość szkolenia pracowników). Szansą dla działu księgowości może być nowe oprogramowanie podatkowe lub nowa dostępność dokumentacji online, która ponownie stworzy możliwość szkolenia.
Wreszcie, należy rozważyć realistyczną i dokładną analizę zagrożeń zewnętrznych, aby zakończyć SWOT. Zagrożenia to takie programy, cechy lub zdarzenia zbliżające się do pracowników, które mogłyby zaszkodzić skuteczności lub wydajności firmy. To nowe oprogramowanie podatkowe, które stanowiło okazję do bardziej efektywnej rachunkowości, mogłoby również stanowić zagrożenie, na przykład; W końcu, jeśli księgowi nie rozumieją w odpowiedni sposób, jak go używać, może to spowolnić ich działanie. Konkurent oferujący nowy, niższy punkt cenowy może stworzyć zagrożenie dla pracowników sprzedaży, ponieważ mogą oni stracić sprzedaż, jeśli nie są odpowiednio przeszkoleni do sprzedaży po niższej cenie.
Po kompletnym zmontowaniu SWOT, a Twój zespół się z tym zgadza, zaczyna się najtrudniejsza część: musisz użyć tego dokumentu, aby wyrównać i odbudować swój program treningowy. SWOT prezentuje się świetnie na papierze, ale nie ma sensu, jeśli nie jest odpowiednio wykorzystywany do dostosowania szkolenia pracowników do najbardziej naglących potrzeb firmy. Mocne strony to obszary, które należy wzmocnić, ale nie wyszkolić ich jako priorytet, a słabości można wykorzystać do generowania najważniejszych tematów szkoleniowych. Chociaż mocne i słabe strony pokazują, jakie szkolenia mają Twoi pracownicy i których teraz nie potrzebujesz, możliwości i zagrożenia powinny wskazywać, jakie szkolenia powinny być wdrażane, aby Twoja firma działała proaktywnie, a nie reaktywnie.
Ostrzeżenie
Bardzo łatwo jest, szczególnie w grupach, przecenić mocne strony i niedowartościować słabości. Nie można wystarczająco podkreślić znaczenia szczerej dyskusji, realistycznej oceny cech i postaw pracowników.
