Skuteczna komunikacja biznesowa ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej organizacji. Ma to duży wpływ na wydajność Twojej firmy i produktywność pracowników, a także na wyniki finansowe. Jako właściciel firmy musisz mieć możliwość wyraźnego komunikowania swojej wizji i celów, budowania relacji z klientami i potencjalnymi partnerami oraz interakcji z zespołem.
Niezbędne elementy komunikacji biznesowej
Menedżerowie, dyrektorzy generalni, liderzy zespołów i inni profesjonaliści muszą się nauczyć, jak być dobrym komunikatorem, aby móc wypełniać swoje obowiązki. Niezależnie od tego, czy chcesz sprzedawać więcej produktów, budować silny zespół czy zmaksymalizować wysiłki marketingowe, ważne jest, abyś opanował podstawowe zasady komunikacji biznesowej.
Jeśli chcesz odnieść sukces, nie wystarczy być dobrym strategiem lub mieć genialne pomysły. Oczywiście, możesz zatrudnić ludzi do komunikowania się z klientami i promowania swoich usług, ale nadal musisz wyrazić swoją wizję słowami. Twoim obowiązkiem jest przekazanie informacji zwrotnej swoim pracownikom, wysłuchanie, co mają do powiedzenia i omówienie celów firmy.
Komunikacja biznesowa polega na dzieleniu się informacjami między osobami wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Może przybierać wiele form, takich jak komunikacja formalna i nieformalna, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, komunikacja prawna, komunikacja pozioma lub pozioma i wiele więcej. Pomyśl o tym, jako o dwukierunkowym kanale przekazywania instrukcji, pomysłów, opinii, raportów i tak dalej.
Aby komunikacja była skuteczna, musi być odwzajemniona. Musisz mówić wyraźnie i uważnie słuchać. Ponadto upewnij się, że rozumiesz podstawy komunikacji biznesowej, którymi są:
- Struktura
- Trafność
- Konsystencja
- Przejrzystość
- Odtąd i prymat
- Średni
Przede wszystkim twoja wiadomość musi być dobrze skonstruowana i mieć otwór, ciało i zamknięcie. Niezależnie od tego, czy wysyłasz e-maile, dzwonisz lub prezentujesz projekt, pamiętaj o tych elementach strukturalnych. Zacznij od krótkiego wprowadzenia swojej wiadomości, aby widzowie wiedzieli, czego się spodziewać. Na przykład możesz powiedzieć coś w rodzaju: "Dzisiaj omówimy naszą strategię marketingową na następny kwartał". Następnie przedstaw swoje pomysły w szczegółach. W zależności od kontekstu może być konieczne utworzenie kopii zapasowych wyciągów za pomocą faktów i liczb. Zamknij wiadomość, przedstawiając krótką konkluzję, w której omówione są najważniejsze punkty, o których mówiłeś.
Upewnij się, że Twoja wiadomość jest jasna i odpowiednia dla docelowych odbiorców. Wyobraź sobie, że próbujesz wyjaśnić klientowi, że potrzebuje on kompletnej modyfikacji strony, a nie kilku drobnych zmian. Możesz pokusić się o omówienie projektowania stron internetowych, optymalizacji pod kątem wyszukiwarek, współczynników odrzuceń i innych aspektów technicznych, ale nie rób tego. Klient może nie wiedzieć, co te słowa oznaczają i dlaczego mają znaczenie. Zamiast tego należy skupić się na tym, w jaki sposób pełne przeprojektowanie witryny internetowej przyniesie korzyści jego działalności. Powiedz mu, że dotrze do większej liczby klientów, zwiększy świadomość marki, zwiększy wskaźniki retencji, poprawi bezpieczeństwo danych i tak dalej.
Zawsze zachowuj spójny przekaz, ale dostosuj go do odbiorców i kontekstu. Jeśli ciągle zmieniasz zdanie, ryzykujesz utratę wiarygodności.
Jedną rzeczą jest informowanie swoich pracowników o zabezpieczeniu danych klientów i aktualizowaniu ich oprogramowania, a co innego o obowiązującej polityce bezpieczeństwa. Pisemna komunikacja ułatwia wyjaśnianie pomysłów i zapewnia, że wszyscy znajdują się na tej samej stronie.
Upewnij się też, że twoja wiadomość jest niezapomniana. Dołącz wyraźne oświadczenie, które wzmacnia twoje przekonania i odnosi się do tematu. Rozważ rozpoczęcie lub zakończenie swojej wiadomości cytatem lub innym mocnym otwarciem. Czasami humor może również pomóc. Niezależnie od tego, czy rozmawiasz z klientem, czy z pracownikiem, daj jej coś do zapamiętania.
Według psychologów, niektórzy ludzie są bardziej skłonni pamiętać to, co ostatnio widzieli lub słyszeli. Nazywa się to efektem odwrotu. Inni mają tendencję do przypominania sobie tego, co po raz pierwszy zobaczyli lub usłyszeli, co jest znane jako efekt prymatu. Dlatego sensowne jest rozpoczęcie i / lub zamknięcie wiadomości za pomocą potężnego oświadczenia.
Kolejną rzeczą do rozważenia jest medium komunikacyjne. Jak planujesz przekazać swoją wiadomość? Istnieją różne rodzaje mediów komunikacyjnych, a każdy ma unikalne cechy. Obejmują one, ale nie są ograniczone do:
- Prezentacje
- Raporty
- Komunikacja przez Internet
- Biznesowe spotkania
- Spotkania wideo i telefoniczne
- Media społecznościowe
- Drukowane multimedia
- Kontrakty i inne formalne pisemne dokumenty
Prawne aspekty komunikacji biznesowej
Kiedy piszesz umowę lub składasz dokumenty prawne, jeszcze ważniejsza jest jasna komunikacja. Słaba komunikacja może skutkować wysokimi grzywnami, oszustwami, zniesławieniem, utratą przychodów i kosztownymi procesami sądowymi.
Zapoznaj się z przepisami prawnymi obowiązującymi w Twoim stanie lub hrabstwie, w tym związanymi z reklamą. Twoje kampanie marketingowe muszą na przykład być zgodne z prawdą i zgodne z przepisami obowiązującymi w Twojej branży. Jeśli sprzedajesz suplementy diety, nie możesz twierdzić, że twoje produkty leczą lub zapobiegają chorobom. Ponadto, nie możesz sprzedawać alkoholu i papierosów jako korzystnych dla klientów. Zabezpiecz swoje roszczenia twardymi faktami i ujawniaj niezbędne informacje.
Dokładnie sprawdź swoje umowy handlowe i umowy. Jeśli masz coś do powiedzenia, zrób to na piśmie. Dodaj sekcję, która wyraźnie określa terminy użyte w umowie. Dodaj odpowiednie sekcje, takie jak okres obowiązywania i wypowiedzenie umowy, gwarancje, rozdzielność i poufność.
Zwróć uwagę na sposób komunikacji z personelem. Starannie dobieraj słowa. Powstrzymaj się od grożenia lub dyskryminowania pracowników. Na przykład, jeśli powiesz pracownikowi, że jest zbyt młody, aby podjąć konkretny projekt, możesz zostać oskarżony o dyskryminację ze względu na wiek. Menedżer, który dokucza niepełnosprawnym pracownikom, może zostać oskarżony o dyskryminację ze względu na niepełnosprawność, nawet jeśli jego zachowanie nie miało zaszkodzić danej osobie.
Dlaczego komunikacja biznesowa jest ważna?
Znając kluczowe aspekty komunikacji, nietrudno zrozumieć, dlaczego tak ważne. Skuteczna komunikacja może wzmocnić relacje z klientami, pracownikami i partnerami biznesowymi, zapewniając zgodność z przepisami. Ponadto może zapewnić przewagę nad konkurencją i pomóc w maksymalnym wykorzystaniu działań marketingowych.
Znaczenie komunikacji zewnętrznej w organizacji nie powinno być niedoceniane. Jako menedżer lub właściciel firmy, musisz być w stanie przekazać swoją wiadomość docelowej grupie odbiorców, a także inwestorom, akcjonariuszom, dostawcom i potencjalnym partnerom. Wydarzenia na żywo, na przykład, dają szansę na zwrócenie uwagi potencjalnych klientów lub zabezpieczenie finansowania dla małych firm. Przemyślana mowa lub zachęcająca prezentacja produktu może zwiększyć Twoją reputację i wygenerować sprzedaż. Wywiady i komunikaty prasowe pozwalają informować klientów i inwestorów o swoich najnowszych projektach. Na przykład możesz chcieć porozmawiać o nowej współpracy z marką lub o nowej linii produktów, która zakłóci działanie branży. Jeśli komunikujesz się jasno i zapewnisz prawdziwą wartość, wygenerujesz buzz wokół swojej marki.
Istotna jest również komunikacja wewnętrzna. Prawie połowa pracowników rzadko lub nigdy nie opuszcza spotkania wiedząc, co robić dalej. W rzeczywistości 21 procent profesjonalistów nie ma formalnego planu komunikacji wewnętrznej. Jeśli nie określisz jasno celu i celów spotkania, możesz stworzyć zamieszanie i konflikty w miejscu pracy.
Przywódcy, którzy są dobrymi komunikatorami, mogą podnieść morale pracowników, zmniejszyć obroty i zwiększyć wydajność w organizacji. Mają także silniejszą więź ze swoimi zespołami i mniej konfliktów. Ponadto skuteczna komunikacja wewnętrzna zapewnia, że pracownicy rozumieją swoje role i wkład, jaki wnoszą w rozwój i sukces firmy.
