Autor i felietonista Harvey MacKay powiedział kiedyś: "Jeśli nie uda ci się zaplanować, to planujesz porażkę." Nigdzie nie jest to bardziej prawdziwe niż w zarządzaniu projektami. Odnoszący sukces kierownik projektu musi umieć żonglować wieloma piłkami, mając do czynienia z różnorodnym zespołem ludzi, a strategiczne planowanie, ocena i pomiar są w centrum tego wszystkiego. Jeśli połączysz skrupulatny plan, jasno przekazujesz swojemu zespołowi i mierzysz postępy po drodze, droga do udanego projektu jest prawie pewna.
Określ swoje cele. Zanim zaczniesz prowadzić projekt, musisz ściśle współpracować z klientem, aby mieć pewność, że znajdujesz się na tej samej stronie, jeśli chodzi o to, czego oczekuje się od końcowego produktu, oraz że oczekiwania klienta są rozsądne. Stwórz dokument definiujący projekt, który daje ogólny przegląd, określa uzgodnione cele i obejmuje zakres projektu, wszelkie założenia i ryzyko, jak planujesz podejść do projektu, jakie elementy Twojej organizacji ostatecznie będą pracować nad projektem oraz szacunkowe koszty i szacunki dotyczące czasu trwania. Nie rozpoczynaj projektu bez tego dokumentu podpisanego przez sponsorów lub klientów oraz jakichkolwiek kluczowych interesariuszy.
Planuj, planuj i planuj więcej. Jack Gido i James Clements, autorzy "Successful Project Management", mówią: "Poświęcenie czasu na opracowanie przemyślanego planu przed rozpoczęciem projektu jest kluczowe dla pomyślnego zrealizowania każdego projektu." Rozpocznij planowanie przerywając projekt na serię mniejszych wiader, identyfikując zadania w ramach każdego z nich. Uwzględnij w planowaniu wyraźne kamienie milowe, które pomogą ci ocenić, czy jesteś na dobrej drodze, czy nie, w miarę postępów projektu. Uwzględnij koszty, które poniesiesz na każdym etapie, i oszacuj roboczogodziny dla każdego zadania.
Zbierz zespół, aby pracować nad projektem w oparciu o liczbę godzin pracy i umiejętności, które zidentyfikowałeś podczas planowania. Jasno informuj o ogólnych celach, celach, zakresie i budżecie, a także o ich indywidualnych rolach w projekcie. Upewnij się, że każdy członek zespołu ma budżet i zasoby, aby wykonać zadanie. Użyj wykresów RACI w razie potrzeby, aby jasno określić, kto jest odpowiedzialny za każdy kamień milowy, a także kto powinien być informowany o postępach.
Stwórz harmonogram regularnej komunikacji z zespołem. W przypadku projektów długofalowych wystarczające może być jedno formalne spotkanie zespołu miesięcznie, przenoszące się do każdego tygodnia w miarę postępu projektu. W ostatnich tygodniach projektu może się okazać, że codzienne spotkania są konieczne. Bądź zawsze dostępny dla każdego członka zespołu, aby odpowiedzieć na pytania.
Często mierz postęp projektu. Twoim zadaniem jest ukończenie projektu na czas, w ramach budżetu i oczekiwań interesariuszy. Wiele projektów cierpi jednak z powodu nadwyżek budżetowych i pełzania zakresu. Jason Westland, autor i dyrektor generalny firmy zarządzającej projektami Method123, mówi, że budżet projektu powinien być żywą częścią projektu, który na bieżąco oceniasz razem z zespołem i kluczowymi interesariuszami przez cały czas trwania projektu. Jeśli regularnie oceniasz postępy i skutecznie komunikujesz się ze swoim zespołem, powinieneś być w stanie wcześnie wykryć problemy z budżetem i zakresem oraz wprowadzić niezbędne poprawki.
