Jedną z powszechnych form komunikacji w biznesie i nauce jest pisanie raportów. Pisanie raportów biznesowych i technicznych wymaga umiejętności pisania i organizowania, możliwości badawczych oraz umiejętności interpretowania danych i przedstawiania ich w sposób, który eksperci mogą docenić, ale laika może zrozumieć. Raporty biznesowe i techniczne mają wiele takich samych elementów, dlatego główna różnica między raportami biznesowymi a raportami technicznymi jest na ogół przedmiotem.
Określ odbiorców i sposób rozpowszechniania informacji biznesowych i technicznych. Niezależnie od tego, czy piszesz dla grupy ekspertów, czy dzielisz się swoją wiedzą biznesową z grupą studentów, wiedząc, że twoi odbiorcy pomogą w stworzeniu dobrze poinformowanego, dobrze przyjętego raportu. Zdecyduj, czy Twój raport jest po prostu pisemną formą komunikacji, czy prezentacją multimedialną. Jeśli korzystasz z technologii, która przynosi korzyści prezentacji, we wszystkich przypadkach włącz wykresy, slajdy, wideo lub inne sposoby zilustrowania niektórych punktów raportu.
Przeprowadzaj badania nad rodzajami raportów biznesowych i raportów technicznych. Przejrzyj przykładowe raporty i szablony, aby zapoznać się z rodzajem informacji oczekiwanych w Twojej komunikacji biznesowej.
Przedstaw swój temat i włącz podpozycje, aby pomóc w procesie badawczym. Przygotuj konspekt, aby skupić się na każdej sekcji i pomóż uniknąć meandrowania, co może doprowadzić do niezorganizowanej prezentacji. Typowe raporty biznesowe lub techniczne zawierają następujące sekcje: wprowadzenie; kwalifikacje i tło tematyczne; dane badawcze; wnioski; i przyszłe względy.
Przygotuj pierwszą merytoryczną część swojej firmy lub raportu technicznego. Zacznij od opisu swoich kwalifikacji, zainteresowań i powodów, dla których Twoje informacje są cenne. Wyjaśnij, w jaki sposób Twoi odbiorcy mogą wykorzystywać Twoje informacje lub jak interpretować dane. Nie mówisz swoim odbiorcom, jak spostrzec swoje ustalenia lub jak formułować opinie na temat twojego raportu. Zamiast tego raport powinien zaczynać się od kontekstu Twoich informacji. Na przykład, jeśli piszesz o trendach w miejscu pracy dotyczących telepracy, wyjaśnij, w jaki sposób firmy mogą wykorzystać twoje odkrycia do sformułowania ustaleń telekomunikacyjnych.
Zbierz wyniki i dane z badań. Organizacja badań jest niezwykle ważna, ponieważ twoi odbiorcy będą kwestionować twoją wiedzę, jeśli przedstawisz nierzetelne, nieaktualne lub nieprawidłowe wyniki. Upewnij się, że twoje dane są szczególnie istotne dla twojego tematu i restrukturyzuj je w sposób zrozumiały.O ile twoja publiczność składa się tylko z ekspertów o głębokiej znajomości żargonu technicznego i biznesowego, staraj się, aby twoje badania były proste. Zastąp żargon terminami znanymi osobom licealnym i podsumuj swoje badania w atrakcyjny sposób.
Przygotuj dyskusję na temat swoich ustaleń, w tym wnioski i sugerowane sposoby włączenia raportu do procesów biznesowych lub technicznych. Nie rozłączając się, wymieniaj swoje odkrycia w innowacyjny i kreatywny sposób. Raporty biznesowe i techniczne mają często reputację stabilnych i konserwatywnych. Możesz zainspirować twórcze wykorzystanie swojego raportu, pokazując dane, z których mogą korzystać przyszli odbiorcy.
Zmontuj sekcje dokumentu w logicznej kolejności. Napisz krótkie wprowadzenie po ukończeniu każdej sekcji - często łatwiej jest skomponować wprowadzenie, gdy masz okazję zapoznać się z ogólną wersją roboczą. Twoje wprowadzenie powinno być zwięzłe - celem Twojego wprowadzenia jest po prostu przekazanie odbiorcom informacji o Twoim biznesie lub technicznym raporcie.
Daj sobie czas na dopracowanie i edycję raportu. Dobrym pomysłem jest odłożyć raport na bok i wrócić do niego dzień czy dwa później ze świeżymi oczami. Jeśli to możliwe, poproś współpracownika o sprawdzenie swojej wersji roboczej. Dołącz wszelkie sugestie, które Twoim zdaniem dodadzą wiarygodności i użyteczności twoich informacji.
