Właściciele firm prowadzących firmy internetowe nie mają sensu wystawiać rachunków klientom za wyjątkiem e-maili z fakturami. Nawet właściciele firm typu "cegła i zaprawy" uważają, że faktury e-mail są doskonałym ulepszeniem w porównaniu z tradycyjną wysyłaną wersją papierową. Przeciętny człowiek sprawdza pocztę e-mail około 15 razy dziennie, a około dwie trzecie osób sprawdza, gdy tylko rano wstaną z łóżka. Dzięki temu faktura stanie się priorytetowym miejscem w twoim umyśle nad każdym rachunkiem papierowym, który pojawi się później w ich skrzynce pocztowej. W większości przypadków może to skutkować szybszymi i bardziej spójnymi płatnościami we wszystkich dziedzinach.
Zalety faktur pocztowych
Jeśli w przeszłości rozliczałeś klientów pocztą, możesz mieć problemy z przejściem na rozliczenia online. Po pierwsze, fakturowanie bez dokumentów papierowych jest lepsze dla środowiska, oszczędzając miliony drzew przed zniszczeniem oraz niezliczone ilości paliwa w pojazdach dostawczych. Jeśli bycie zielonym jest ważne dla klientów, fakturowanie online może wywrzeć na nich wrażenie dzięki poświęceniu środowiska. Oprócz tej oczywistej korzyści, istnieje wiele innych korzyści związanych z fakturowaniem online.
- Wysyłanie faktur online jest znacznie tańsze. Zamiast płacić za papier, koperty i znaczki, wystarczy wysłać wiadomość cyfrową przez Internet.
- Cyfrowe faktury mogą być bardziej bezpieczne. Bez względu na horrory hakerów biznesowych, złodzieje mogą z łatwością kradnąć ze swojej skrzynki pocztowej, ponieważ jest to twój adres e-mail.
- Daje klientom opcje. Mogą płacić rachunki, gdy są poza miastem, w środku nocy lub w każdej innej dogodnej dla nich sytuacji.
- Wiadomości e-mail są o wiele bardziej aktualne niż papierowa. Jeśli chcesz skontaktować się z klientem, możesz to zrobić natychmiast, zamiast czekać dni na dostarczenie koperty.
- Elektroniczne fakturowanie pozwala usprawnić cały proces biznesowy. Możliwe jest dopasowanie wszystkich informacji i programów biurowych do jednego laptopa lub tabletu, dzięki czemu Twoja firma jest naprawdę przenośna.
Korzystanie z systemu PayPal w celu wysłania faktury
PayPal to firma zajmująca się przekazaniem pieniędzy, która ma być elektroniczną alternatywą dla czeków i przekazów pieniężnych. Jego początki sięgają roku 2000 i rosły wystarczająco szybko, by umożliwić publiczną ofertę w 2002 roku. Popularność serwisu eBay i innych witryn umożliwiających małym firmom rozwój prosperującego systemu PayPal jest idealnym partnerem finansowym dla niezliczonych właścicieli małych firm.
Obecnie PayPal umożliwia transfery finansowe między osobami lub między firmami a osobami prywatnymi.Użytkownicy mogą wysyłać i odbierać środki za pośrednictwem interfejsu PayPal, umożliwiając ludziom przesyłanie pieniędzy w Internecie bez podawania ich informacji finansowych nieznajomym. Jako pośrednik finansowy dla milionów transakcji, PayPal może znacznie ułatwiać fakturowanie i księgowanie niż w przypadku indywidualnych opcji faktur.
Aby korzystać z serwisu PayPal do wysyłania faktur, musisz założyć konto firmowe na stronie. Po zatwierdzeniu konta, które zwykle trwa dzień lub dwa, możesz tworzyć i wysyłać faktury z komputera lub aplikacji na urządzeniu przenośnym. PayPal prześle klientowi fakturę pocztą elektroniczną za pomocą linku do płatności, a klient może zapłacić za pomocą swojego konta PayPal lub karty debetowej lub kredytowej. System PayPal umożliwia dostosowanie faktur za pomocą logo firmy i informacji, dzięki czemu jest to profesjonalna opcja dla nawet najmniejszych firm.
Uprość za pomocą faktury firmy
W zależności od potrzeb finansowych i biznesowych, możesz znaleźć wiele firm fakturowych, które pasują do Twoich planów rozliczeniowych. Firmy te oferują różne poziomy cen w zależności od rodzaju uwzględnianych dodatków, a wszystkie mają co najmniej podstawowy szablon faktury do użycia.
Nieoficjalnie
Invoicely to jedna z wielu firm oferujących bezpłatną podstawową wersję do wypróbowania. Ich podstawowa wersja umożliwia wysyłanie nieograniczonej liczby wiadomości e-mail bez limitu czasowego, ale w przypadku dzwonków i gwizdków jest to krótszy niż koszt droższych planów. Przejdź na wyższy lub niższy poziom i możesz dodawać funkcje, takie jak powtarzające się wyciągi, przyjmować płatności w innych formach oprócz PayPala i więcej niż podstawową markę.
Z powodu
Due jest prawie powszechnie uznawane w pierwszej piątce wszystkich faktur online. Są znani ze swojego over-the-top security, które jest premią dla każdego małego biznesu. Oferują międzynarodowe przetwarzanie płatności, płatności kartą debetową lub kredytową oraz własny bezpieczny system portfela cyfrowego. Z tego względu oferuje nawet mini broszurę na temat fakturowania dla freelancerów i innych właścicieli małych firm.
SimplyBill
SimplyBill chwali się, że jest to najłatwiejszy system fakturowania online. Oferują około 40 różnych szablonów faktur dla różnych rodzajów działalności, a także możliwość uwzględnienia stawek podatkowych w fakturach. Jest to kluczowe, jeśli sprzedajesz produkty w całym kraju. Na każdej fakturze znajduje się narzędzie do śledzenia, które informuje użytkownika o jego otwarciu, a jego program do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych zapewnia doskonałą migawkę firmy z miesiąca na miesiąc lub z roku na rok. Jako jedna z najtańszych opcji fakturowania online, SimplyBill kosztuje tylko 5 USD miesięcznie za podstawowy plan po dwutygodniowym bezpłatnym okresie próbnym.
Fala
Fala jest wyjątkowa nie w ich usługach, ale w ich strukturze cenowej. Oferują wszystkie swoje usługi fakturowania za darmo. Możesz tworzyć i wysyłać faktury z ich witryn, w tym rachunki powtarzalne i te z miesięcznych planów płatności. Faktury są w pełni konfigurowalne, aby nadać im profesjonalny wygląd. Możesz nawet fakturować w drodze za pomocą aplikacji. Jedynym momentem, w którym obciążono Cię falą, jest fakt, że akceptujesz płatności za ich pośrednictwem. Oferują one usługi kart kredytowych i transakcji bankowych za pośrednictwem swojej strony internetowej i pobierają procent faktury jako opłatę transakcyjną. Dla tych, którzy rozliczają się konkretnie za pośrednictwem PayPal lub w inny sposób, faktura Wave może być atrakcyjną alternatywą.
Wady e-maili z fakturami
Wysyłanie faktur za pośrednictwem poczty e-mail może wydawać się najbardziej naturalną rzeczą w przypadku większości firm, ale usunięcie starych metod płatności za pomocą papieru może być niekorzystne. Przede wszystkim wiele firm woli mieć papierową kopię wszystkich transakcji dla swoich rekordów. Chociaż możesz drukować wiadomości e-mail, aby zapisać je w swoich plikach, prośby klientów o to samo mogą być postrzegane jako nałożenie dla niektórych osób.
Korzystanie z faktur online może skutkować niższą stawką płatności. Rachunek może łatwiej uchwycić umysł klienta, jeśli nie ma on w ręku przypomnienia o prawdziwej kartce papieru. Ogranicz to zagrożenie, wdrażając system e-maili z przypomnieniami, gdy płatności są spóźnione.
Płatności elektroniczne są na ogół szybsze niż te przesyłane pocztą, ale tylko wtedy, gdy klient widzi fakturę. Wszystkie systemy poczty e-mail mają wbudowane filtry antyspamowe, które niszczą nieznane i niechciane wiadomości e-mail. Jeśli faktura zostanie przechwycona przez filtr antyspamowy, szanse na to, że klient nigdy go nie zobaczy. Możesz zmniejszyć szanse tego zdarzenia, prosząc ich o dodanie Cię do listy zatwierdzonych adresów, ale wciąż może się zdarzyć.
Korzystanie z faktur online do rozliczania klientów może skutkować szybszymi płatnościami, ale możesz zapłacić cenę za transakcje. Twój bank lub instytucja finansowa prawdopodobnie nie pobiera opłaty za złożenie czeku, ale wszystkie internetowe usługi finansowe pobierają pewien procent za przelew pieniędzy z konta klienta na twoje konto. Możesz odpisać opłaty jako koszt prowadzenia działalności gospodarczej, ale jest to coś, co musisz wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o korzystaniu z fakturowania online.
