Protokoły z posiedzeń zarządu są dokumentami prawnymi i są dostępne do publicznej inspekcji, co czyni je ważnymi zapisami dla firmy lub innego rodzaju organizacji. Im bardziej formalne, tym ważniejsze jest to, że są one zatwierdzane przez zarząd, zanim zostaną rozpowszechnione. Korzystanie z kilku prostych sprawdzonych metod nagrywania i zatwierdzania minut pomoże ci usprawnić ten proces i zmniejszyć ilość papierkowej roboty.
Przejrzyj proces rejestrowania protokołów ze spotkań wyznaczonych przez organizację. Wiele osób przestrzega Zasad Zleceń Roberta, umożliwiając sekretarzowi nagrania korzystanie z szablonu i sporządzanie notatek oraz tworzenie ostatecznych minut. Zapytaj, kiedy i czy powinieneś podać nazwiska członków zarządu, którzy robią komentarze lub zadają pytania, lub czy powinieneś chronić swoją prywatność. Na przykład, być może będziesz musiał napisać: "Dyskutowano, że nasz konkurent, XYZ Corporation, używał reklamy wprowadzającej w błąd i należy skontaktować się z FTC", a nie "Bob Smith oświadczył, że wierzy, że nasz konkurent, XYZ Corporation, używał reklamę wprowadzającą w błąd i FTC należy się skontaktować. Debbie Jones i Hank Johnson się zgodzili.
Pamiętaj, aby dokładnie zapisać minuty. Poproś członków zarządu, aby przestali mówić lub przewodniczącego, aby poczekali przed rozpoczęciem nowej dyskusji za każdym razem, gdy straciłeś rachubę. Poproś członków o powtórzenie lub wyjaśnienie wszelkich informacji, które nie są jasne. Powtarzane ruchy członków zarządu, łącznie z oryginalnym wnioskiem i jego ostateczną poprawioną wersją, po wprowadzeniu wniosku. Zrób to niezależnie od tego, czy ruch został oddelegowany, czy też przeminie. Zapisz liczby wszystkich głosów, a nie po prostu stwierdz, że głosowanie minęło.
Prześlij protokół do przewodniczącego rady, dyrektora wykonawczego lub komitetu wykonawczego przed wysłaniem ich do pełnego zarządu, jeżeli jest to procedura Twojej organizacji. Po otrzymaniu zgody na przesłanie protokołu do pełnej tablicy, wyślij dokument do każdego członka zarządu, bez względu na to, czy uczestniczyła ona w spotkaniu i czy będzie na spotkaniu, na którym protokół zostanie zatwierdzony. Wysyłaj protokoły odpowiednio wcześnie, aby członkowie zarządu mogli je przeczytać, zadawać pytania na ich temat, omawiać omawiane tematy i prosić o wyjaśnienia.
Podczas następnego posiedzenia zarządu, które stanowi kworum, przewodniczący lub którykolwiek z członków zarządu prowadzi kolejne spotkanie, aby złożyć wniosek do rady o zatwierdzenie protokołu. Kworum to minimalna liczba członków zarządu wymagana do podjęcia oficjalnych działań. Zaczekaj, aż wniosek zostanie oddelegowany, a następnie poproś lidera spotkania o otwarcie dyskusji. Podczas dyskusji należy żądać wykonania wniosku, oddelegowania i zaliczenia, jeżeli w protokole trzeba wprowadzić zmiany lub poprawki. Po dyskusji lub w przypadku braku dyskusji przywódca spotkania powinien zadać pytanie lub głosować nad zatwierdzeniem protokołu.
Wskazówki
-
Sprawdź, czy twoja organizacja ma regulamin lub inną regułę dotyczącą terminu, w którym członkowie zarządu muszą otrzymać protokół ze spotkania.
