Protokół spotkania ma na celu podsumowanie najważniejszych punktów spotkania. Celem spotkania jest zwołanie i podjęcie decyzji przez grupę. Ostatecznym celem protokołów posiedzeń, zgodnie z tą logiką, jest dokładne podsumowanie decyzji podjętych podczas spotkania. Protokoły z posiedzeń są sporządzane w formie notatek, a następnie zapisywane później w pełnej długości. Aby proces był trochę łatwiejszy, poproś liderów spotkania o agendę lub podsumowanie wydarzeń na spotkaniu. Sporządź konspekt spotkania z notatkami minutowymi w oparciu o porządek obrad.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Coś do pisania
-
Komputer (opcjonalnie)
Zwróć uwagę na decyzje podejmowane podczas dyskusji. Upewnij się, że notujesz wszystkie informacje związane z ostateczną decyzją.
Wykorzystaj czas, kiedy ludzie debatują nad decyzją, aby zanotować kluczowe kwestie, które wydają się być zaangażowane w debatę dyskusyjną. Nie martw się, kto powiedział co.
Czytaj dalej notatki i zaznacz punkty, które są najbardziej istotne dla członków. Wróć i przejrzyj notatki dotyczące wszelkich istotnych informacji, które wymieniono, odnoszących się do aspektu przywództwa grupy. Dyskusja może stać się ważnym punktem styczności, takim jak papierkowa robota lub kwestie prawne. Oddziel te informacje i wyślij je do kierowników grup.
Podsumuj punkty, które są potrzebne wolontariuszom i innym podmiotom stowarzyszonym. Napisz spisaną listę wszystkich zadań, które należy wykonać na podstawie decyzji podjętej w dyskusji. Jeśli na przykład decyzja miała zorganizować zbiórkę pieniędzy w celu złagodzenia deficytu w funduszach potrzebnych na inny projekt, należy pamiętać, że wolontariusze będą potrzebni do planowania zbiórki pieniędzy, rekrutowania wolontariuszy, reklamowania itp.
Skorzystaj z podsumowania minut spotkania na e-mail dla członków i biuletynów.
Wykonaj standardowy format protokołów posiedzeń na podstawie zwykłych postępowań. Zapisz je, ponieważ zawarte w nich informacje mogą się później przydać. Grupa może znaleźć się w podobnej sytuacji później, na przykład, gdy ludzie, którzy zorganizowali oryginalną zbiórkę pieniędzy, nie będą już częścią organizacji. Nowi członkowie mogą wykorzystać protokoły ze spotkania, aby znaleźć rozwiązania nowych problemów.
Pamiętaj, aby zapisać datę i godzinę spotkania przy każdym wpisie, a także podsumowanie celu spotkania.
Napisz krótkie spotkania w krótkich blokach od jednego do trzech zdań, tak aby brzmiały jak artykuł w gazecie. Dzięki temu podstawowe punkty spotkania będą łatwiejsze do zrozumienia dla czytelników.
