W protokołach spotkań opisano działania podjęte podczas spotkania. Format jest zgodny z regulaminem Roberta i jest używany do wszystkiego, od spotkań klubowych i biznesowych po spotkania rządowe. W przypadku dorocznych zebrań HOA (Association of Homewers Association) protokoły zawierają zapisy decyzji i działań zarządu HOA. Robiąc notatki i nagrywając spotkanie, sekretarz zarządu może dokładnie zapisać minuty po spotkaniu. Opinia musi zostać pominięta w protokole, aby dokument był zwięzły i obiektywny.
Użyj agendy spotkania, aby utworzyć zarys tematów spotkań. Wymień tematy i zostaw miejsce na notatki.
Sporządzaj notatki na spotkaniu dotyczące uczestnictwa, wniosków, decyzji i tematów omawianych podczas spotkania. Zwróć uwagę, kto powiedział, co możesz odpowiednio przypisać. Możesz użyć dyktafonu, aby niczego nie przegapić. Twoje notatki powinny podsumować dyskusję. Zapisz czas i datę spotkania oraz godzinę zakończenia spotkania.
Wpisz minuty zaczynając od nazwy HOA i nazwy spotkania. Lista osób, które wzięły udział w szkoleniu i którzy byli nieobecni. Wskaż członków zarządu według tytułu i nazwy. Zapisz godzinę i datę spotkania.
Wymień tematy w kolejności, w jakiej zostały omówione i dołącz wszystkie wnioski, głosy i decyzje podjęte dla każdego tematu. Wymień przedstawione fakty, pomijając opinię i przypuszczenia.
Dołącz wszelkie raporty przedstawione na spotkaniu. Wymień, że zostały przedstawione w protokole.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Notatnik
-
Ołówek
-
Dyktafon (opcjonalnie)
-
Komputer
-
Program spotkania
