Sporządzanie świadectwa pracy jest powszechnym zadaniem w zakresie zasobów ludzkich. Jednak generalnie nie jest dobrym pomysłem dostarczanie informacji o obecnych lub byłych pracownikach przez telefon. Po pierwsze, nie masz możliwości zweryfikowania tożsamości dzwoniącego. Po drugie, przekazywanie informacji przez telefon narusza kontrolę prywatności obowiązującą większość firm. Lepszą opcją jest wymaganie pisemnej zgody od pracownika, a następnie dostarczenie informacji o zatrudnieniu na piśmie.
Dlaczego certyfikat zatrudnienia?
Firmy i osoby fizyczne, które podejmują decyzje w oparciu o bieżące lub przeszłe zatrudnienie i wynagrodzenie, potrzebują sposobu zweryfikowania informacji przekazanych przez pracownika. Najczęściej są to banki i inne instytucje pożyczkowe, właściciele domów, agencje zatrudnienia i inni potencjalni pracodawcy. Kredytodawcy i właściciele domów zwykle muszą jedynie zweryfikować status zatrudnienia i płace lub wynagrodzenie. Firmy zatrudniające mogą żądać informacji dotyczących frekwencji, ról i obowiązków. Twoja polityka weryfikacji określi, ile informacji firma chce dostarczyć.
Standardowa a formalna weryfikacja
Informacje zawarte w certyfikacie zatrudnienia często zależą od tego, czy tworzysz standardowy, czy formalny certyfikat. Każda z wersji powinna znajdować się na oficjalnym papierze firmowym i zawierać datę, tytuł i podpis osoby, która dokonała weryfikacji. Standardowy certyfikat, na przykład taki, o jaki może poprosić właściciel domu, zazwyczaj zawiera imię i nazwisko pracownika, status zatrudnienia, aktualny tytuł stanowiska i roczne wynagrodzenie podstawowe. Formalne zaświadczenie wydane pożyczkodawcy może również zawierać numer ubezpieczenia społecznego pracownika oraz oficjalną pieczęć firmową lub pieczęć od notariusza.
Format i styl
Certyfikat zatrudnienia nie ma standardowego układu. Używając standardowego arkusza papieru o wymiarach 8,5 x 11 cali, ustaw orientację strony na poziomą i marginesową na 0,5 cala, aby weryfikacja wyglądała bardziej jak tradycyjny certyfikat. Ustaw orientację na pionową i użyj standardowych 1-calowych marginesów dla wyglądu listu biznesowego. Wyśrodkuj papier firmowy, który powinien zawierać nazwę firmy i dane kontaktowe, a następnie rozpocząć wprowadzanie informacji weryfikacyjnych. Możesz sformatować certyfikat jako tabelę i wpisać każdą informację w oddzielnej, podwójnie rozmieszczonej linii. Po lewej stronie wpisz etykiety, takie jak "Pracownik", "Aktualna pozycja" i "Roczny dochód". Dodaj odpowiednie informacje po prawej stronie.
Opcje dostawy
Opcje dostawy są często różne w przypadku certyfikatów standardowych i formalnych. W przypadku standardowego zaświadczenia o zatrudnieniu większość firm wyśle pocztą, faks lub e-mailem informację do odbiorcy. Gdy formalny certyfikat zawiera numer ubezpieczenia społecznego, większość firm przesyła informacje za pośrednictwem poczty w USA. Możesz także zezwolić pracownikom na odebranie i dostarczenie własnego certyfikatu. To, czy powiadomisz pracownika o wydaniu certyfikatu, zależy od wielkości firmy i liczby żądań związanych z tą usługą.
