Niezależnie od branży, w której się znajdujesz lub rodzaju wykonywanej pracy, nieuniknione jest, że w pewnym momencie będziesz musiał wziąć udział w spotkaniu biznesowym. Niektóre miejsca pracy, zwłaszcza te w biurze, mają kilka spotkań dziennie, podczas gdy inne mogą je mieć tylko raz na kilka tygodni. Niezależnie od tego, ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z tego, jakie typy tematów są omawiane na spotkaniach w miejscu pracy, jak powinno odbywać się efektywne spotkanie i jaka etykieta obowiązuje podczas spotkania. Jeśli prowadzisz spotkanie, być może będziesz musiał wymyślić lodołamacze dla uczestników lub sporządzić notatki lub minuty na spotkaniu.
Co to jest spotkanie biznesowe?
W gruncie rzeczy spotkanie biznesowe to spotkanie dwóch lub więcej osób w celu omówienia pomysłów, celów i celów związanych z miejscem pracy. Spotkania biznesowe można prowadzić osobiście w biurze lub w innej lokalizacji, a nawet przez telefon i wideokonferencję. Spotkania odbywają się z pracownikami, menedżerami, dyrektorami, klientami, potencjalnymi klientami, dostawcami i partnerami oraz wszystkimi osobami związanymi z organizacją. W większości przypadków spotkanie musi się odbyć, gdy dany problem jest czymś, czego nie można właściwie przekazać przez telefon lub e-mail i wymaga bezpośredniej interakcji z jedną lub większą liczbą osób.
Celem spotkania biznesowego jest często podejmowanie ważnych decyzji dotyczących organizacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o decyzję dotyczącą działu, np. O tym, jak zwiększyć budżet marketingowy, czy o większą organizację, np. O tym, ile osób zwolni się w okresie przejściowym, spotkanie pomaga w wyraźnym przekazaniu pomysłów. Podczas osobistej rozmowy z ważnymi interesariuszami łatwiej jest uzyskać ważne informacje w celu podjęcia decyzji.
Kolejnym wspólnym celem spotkań jest tworzenie ważnych ogłoszeń. Mogą to być zmiany organizacyjne, plany operacyjne lub zmiana kierunku firmy. Często spotkania odbywają się, gdy menedżerowie wyższego szczebla dołączają lub opuszczają zespół lub gdy firma świętuje ważny kamień milowy lub sukces. Tego rodzaju spotkania mogą przyczynić się do zwiększenia zaangażowania pracowników i harmonii organizacyjnej.
Spotkania biznesowe pomagają również rozwiązywać konflikty i rozwiązywać złożone problemy. Konflikt może być częstym zjawiskiem w miejscu pracy, z wieloma różnymi osobami pracującymi razem w zespole. Podczas gdy niektóre konflikty są zdrowe i mogą sprzyjać wzrostowi, może to być również niepożądane i wymagać szybkiego rozwiązania. Przeprowadzenie spotkania może pomóc stronom sporu osiągnąć porozumienie. Większe problemy z udziałem wielu interesariuszy mają większe szanse na rozwiązanie na spotkaniu biznesowym, gdy ważni ludzie są w jednym miejscu i pracują nad tym samym celem.
Sprawdzanie postępu firmy lub projektu jest również wspólnym celem spotkań biznesowych. Tutaj organizacja śledzi, w jaki sposób zespół realizuje dany projekt lub jak firma radzi sobie jako całość w stosunku do planowanych docelowych przychodów. Poprzez organizowanie częstych spotkań w sprawie kontroli postępu, organizacje zapewniają, że wszystkie odpowiednie strony są świadome statusu ważnych rezultatów.
Jak uruchamiać skuteczne spotkania biznesowe
Podczas spotkań biznesowych pomagają organizacjom podejmować decyzje i rozwiązywać złożone problemy, czasem mogą być nieefektywne wykorzystanie czasu, jeśli nie działają prawidłowo. Kiedy ludzie przychodzą na spotkania nieprzygotowani, nie zwracają uwagi i nie śledzą działań, może to być traktowane jako strata czasu. Aby zapewnić efektywne wykorzystanie czasu, należy aktywnie zaangażować zarówno organizatora, jak i uczestników spotkań biznesowych. Jeśli organizujesz spotkanie, przygotuj agendę spotkania, dokładnie określającą, co będzie objęte. Jeśli istnieją przedmioty, na które uczestnicy powinni się przygotować, pamiętaj, aby dać im wystarczająco dużo czasu, aby to zrobić. Niektóre spotkania odbywają się rutynowo, podobnie jak cotygodniowe punkty kontaktowe. W przypadku takich spotkań utwórz szablon agendy i wypełnij unikatowe przedmioty co tydzień.
Przejrzyj uważnie listę uczestników i zaproś na spotkanie tylko kluczowych interesariuszy. Jeśli osoba, która musi uczestniczyć w spotkaniu, nie może wziąć udziału, może być konieczna zmiana harmonogramu, aby je uwzględnić. W przeciwnym razie prowadzenie spotkania z brakującym interesariuszem, który jest wymagany do podejmowania decyzji, może okazać się nieskuteczne.
Czas jest cenny i ważne jest, aby szanować to, że ludzie, którzy uczestniczą w spotkaniu, poświęcają swój czas, aby to zrobić. W rezultacie ważne jest, aby spotkanie rozpoczęło się i zakończyło na czas. Przygotowując agendę, zdecyduj, ile czasu musisz wydać na każdy przedmiot i przeprowadź spotkanie przez całą dobę. Jeśli uważasz, że spotkanie toczy się poza ścieżką, zaproś go, prosząc ludzi, aby trzymali się tematów w porządku obrad. Jeśli pojawią się inne ważne kwestie, należy je zgłosić do dalszej dyskusji w innym punkcie.
Aby upewnić się, że nie zostały pominięte żadne ważne rzeczy poruszone podczas spotkania, sporządź notatki, zwane także minutami. Możesz napisać lub napisać je samemu podczas spotkania lub wyznaczyć kogoś na spotkaniu, aby zrobił notatki dla ciebie. W ten sposób będziesz mógł skoncentrować się na dyskusji. Po spotkaniu należy przejrzeć notatki, dodać brakujące elementy i przesłać je do ważnych interesariuszy. Posiadanie pisemnego zapisu tego, co zostało omówione na spotkaniu, może być pomocne, jeśli problemy pojawią się w przyszłości.
Po zakończeniu spotkania biznesowego pamiętaj o kontynuowaniu działań, które zostały postanowione. Może być konieczne wysłanie przypomnień do współpracowników lub skontaktowanie się z nimi, aby upewnić się, że wypełnili swoje zadania.Jeśli istnieją nierozstrzygnięte kwestie, które nie zostały uzupełnione przed upływem terminu, może być konieczna dodatkowa dyskusja z tą osobą.
Spotkania biznesowe Icebreakers
Niektóre spotkania biznesowe, zwłaszcza te, w których uczestnicy nie znają się bardzo dobrze, wymagają lodołamaczy. Zabawne pytania lub krótkie działania integracyjne mogą pomóc złagodzić napięcia i zapewnić wszystkim równe szanse. Jednym z najprostszych sposobów przełamania lodów podczas spotkania jest zadać pytanie, które ujawni unikalne lub interesujące dziwactwo dotyczące każdej osoby. Odpowiedzi na tego rodzaju pytania pomagają ludziom nawiązywać wzajemne relacje. Niektóre przykłady obejmują:
- Gdybyś był zwierzęciem, kim byś był i dlaczego?
- Gdzie jest najciekawsze miejsce, w którym byłeś?
- Gdybyś mógł poznać jakąś postać historyczną, kto by to był i dlaczego?
Pytania Icebreakera nie muszą zajmować się tematem spotkania. Są zaprojektowane tak, aby ludzie rozmawiali i słuchali się nawzajem. Kolejne wspaniałe spotkanie z lodołamaczem polega na tym, że każdy uczestnik opowiada dwie prawdy i kłamstwo, a reszta uczestników musi odgadnąć, który przedmiot jest kłamstwem. To świetny sposób na poznanie ludzi na spotkaniu. Lodołamacze mogą również przybrać postać zajęć grupowych. Na przykład poproś ludzi na spotkaniu, aby znaleźli kogoś na spotkaniu, który ma z nimi coś wspólnego, np. Zwierzaka lub markę samochodu. Zmusza to ludzi do opuszczania miejsc i rozmawiania z innymi, z którymi zazwyczaj nie mogą rozmawiać.
Niektóre działania związane z lodołamaczem wymagają nieco przygotowania ze strony organizatora spotkania. Jedna z czynności polega na wpisaniu nazwiska celebrytów na małe kawałki papieru i umieszczeniu nazwiska na odwrocie każdego uczestnika. W tej grze każdy uczestnik musi zadawać pytania "tak" lub "nie" na temat osoby, której nazwisko jest na odwrocie, próbując zgadnąć, kto to jest.
Etykiety Spotkań Biznesowych
Podczas gdy kultura twojej organizacji będzie informować o tym, jak powinieneś się zachowywać na spotkaniach biznesowych, są pewne aspekty spotykania się z etykietą, które są uniwersalne. Jednym z najlepszych sposobów uczestniczenia w spotkaniu jest przygotowanie się. Oznacza to, wiedząc, co jest na porządku dziennym i po dokonaniu przygotowania lub badań, aby przejść do przedmiotów, za które jesteś odpowiedzialny. Jeśli na przykład punkt programu obejmuje omówienie planu marketingowego, nad którym pracujesz, ważne jest, aby przejść do spotkania z notatkami planu w dłoni, gotowymi do szczegółowego omówienia. Równie ważne jest dotarcie na czas.
Skupianie się na spotkaniu zamiast na smartfonie lub laptopie to kolejny sposób na wykazanie swojego profesjonalizmu, więc wyłącz telefon i zamknij laptopa podczas spotkania. Jeśli potrzebujesz dostępu do plików na swoim laptopie podczas spotkania, pamiętaj o wyłączeniu poczty e-mail, aby nie rozpraszały Cię przychodzące wiadomości. Pamiętaj, że spotkanie wymaga Twojej uwagi, a podzielenie go między telefon lub laptop nie spowoduje skutecznej dyskusji.
Bycie dobrym słuchaczem i aktywnym uczestnikiem to kluczowe aspekty uczestnictwa w spotkaniu biznesowym. Pamiętaj, aby obserwować, co ludzie mówią, zadawać pytania, gdy czegoś nie wiesz i udzielać odpowiedzi lub wglądu w przedmioty, za które jesteś odpowiedzialny. Twój język ciała jest także częścią bycia aktywnym uczestnikiem; oznacza to siedzenie na wysokości zamiast obsiadania się na krześle i nawiązywanie kontaktu wzrokowego z osobami, z którymi rozmawiasz.
W zależności od rodzaju spotkania, które odwiedzasz, możesz wysłać notatkę z podziękowaniem do organizatora spotkania lub osób, z którymi się spotkałeś. Może to być przydatne, jeśli spotykasz się z ważnym klientem lub potencjalnym klientem. Możesz im podziękować za poświęcony czas i powtórzyć kilka ważnych rzeczy, które omówiłeś na spotkaniu, aby pokazać swój entuzjazm.
Szablon protokołu spotkań biznesowych
Kiedy masz za zadanie nagrywanie minut spotkania, może to wydawać się stresującą pracą. Kilka wskazówek może pomóc Ci zanotować wszystkie ważne punkty spotkania, nie tracąc niczego. Ważne jest zrozumienie celu minut. Notatki sporządzone podczas spotkania mają być pisemnym zapisem tego, co się tam działo. Te notatki mogą być pomocne dla uczestników, aby pamiętać o tym, co zostało powiedziane, lub mogą zapewnić podział spotkania dla tych, którzy nie mogli uczestniczyć. W rezultacie ważne jest, aby zdjąć wszystkie kluczowe kwestie omawiane podczas spotkania, w tym podejmowane decyzje, zadania lub kolejne kroki planowane i osiągnięte rezolucje.
Przed uczestnictwem w spotkaniu zapisz prosty szablon, który możesz wypełnić podczas robienia notatek. Uzyskaj kopię porządku obrad spotkania i użyj go jako przewodnika. Na górze porządku obrad dodaj miejsce na wpisanie nazw wszystkich uczestników spotkania. Jeśli brakuje kluczowych interesariuszy, warto o tym pamiętać również w przypadku, gdyby trzeba było zająć się nimi później. W zależności od rodzaju spotkania i tematów do omówienia, istnieje wiele elementów, które możesz dodać do szablonu minut:
- Data i czas spotkania.
- Data i godzina następnego spotkania, jeśli jest planowana.
- Nazwiska uczestników i nazwy kluczowych brakujących interesariuszy.
- Decyzje, które zostały podjęte lub opcje omówione dla każdego punktu porządku obrad.
- Kolejne kroki dla każdego punktu porządku obrad.
- Agendy, które nie zostały omówione na spotkaniu, ale zostaną przeniesione na następne spotkanie.
- Każda nowa firma, która nie została wskazana w pierwotnym porządku obrad.
- Zadania lub czynności i osoby, do których zostali przydzieleni, w tym terminy, jeśli zostały określone.
Opracowując szablon protokołu z posiedzeń, będziesz w stanie zarejestrować ważne dania na wynos i śledzić wszelkie niezbędne sprawy biznesowe po spotkaniu.
