Spotkania są niezbędną częścią każdej firmy. Ponieważ dobrze zaplanowane spotkanie jest forum służącym do wykorzystania kapitału ludzkiego, jest to niezbędne narzędzie biznesowe, które może poprawić wydajność siły roboczej. Nie istnieje uniwersalny sposób prowadzenia spotkania. Jednak na większości spotkań możesz zadawać pewne pytania, aby pomóc Ci być na bieżąco i osiągnąć cele spotkania.
Jakie są cele tego spotkania?
Rozpocznij każde spotkanie, najpierw identyfikując cele spotkania, co również pomaga "przełamać lody". Zadaj pytania typu: "Co chcemy dzisiaj osiągnąć?" lub "Jakie są cele tego spotkania?" Ustalenie jasnego celu może pomóc Tobie i uczestnikom pozostać na dobrej drodze. Jeśli spotkanie zejdzie z kursu, możesz uprzejmie przypomnieć uczestnikom o celach spotkania.
Jakie postępy poczyniliśmy od czasu ostatniego spotkania?
Zapytaj uczestników spotkania: "Jakie postępy poczyniliśmy od czasu ostatniego spotkania?" Jest to szczególnie przydatne pytanie, jeśli masz powtarzające się spotkania. Przygotuj się do omówienia dokonanych postępów i przedstaw plan spotkania, w którym wymieniono ważne tematy poruszane na poprzednich spotkaniach oraz działania podjęte w celu rozwiązania nierozstrzygniętych kwestii.
Jakie problemy napotykamy?
Spotkania służą do omawiania problemów, z którymi Ty lub Twoi członkowie zespołu wiążą się z projektem, firmą lub osobą. Czyli oznacza to: "Jakie problemy napotykamy?" Przygotowanie jest kluczowe, więc zaplanuj spotkanie, wymyślając listę punktów dyskusji. Omawiając problemy, nie denerwuj się i nie miej defensywy; zachowaj spokój i wyjaśnij znane problemy, odkrywaj nadchodzące zagrożenia i zabiegaj o rozwiązania tych problemów.
Jakie są rzeczy, które chcemy osiągnąć przed naszym następnym spotkaniem?
Zakończ wszystkie spotkania, pytając: "Jakie są rzeczy, które chcemy osiągnąć przed naszym następnym spotkaniem?" Opracuj listę kolejnych kroków na końcu każdego spotkania. Poproś kogoś z Twojego zespołu o przesłanie szczegółowych notatek ze spotkania, zawierających listę ról, obowiązków i dat każdego kolejnego kroku. Przejdź się po pokoju i poproś uczestników, aby podzielili się tym, co uważają za najlepsze kroki do osiągnięcia celów na następne spotkanie.
W jaki sposób realizujemy nasze cele biznesowe w przyszłości?
Zapytaj uczestników spotkania: "W jaki sposób zrealizujemy nasze cele biznesowe w przyszłości?" Jest to ważne, ponieważ wszystkie spotkania muszą być zgodne z celami firmy. Pytanie pomaga uczestnikom spotkania zachować dobry obraz, ponieważ często gubi się w codziennym tasowaniu.
