Wielu ludzi wzdryga się, gdy słyszą, że muszą uczestniczyć w spotkaniu biznesowym. Obawiają się, że strata czasu zacznie się późno i nic nie osiągnie lub że zostanie zdominowana przez jedną lub dwie osoby. Tych wspólnych problemów można uniknąć, stosując odpowiednią etykietę spotkań biznesowych. Zasady etykiety umożliwiają bardziej wydajne prowadzenie spotkania i zapewnienie jego produktywności.
Program
Stwórz agendę przed spotkaniem i rozdaj ją wszystkim, którzy zostali zaproszeni. Pozwoli to ludziom zdecydować, czy naprawdę muszą być obecni na spotkaniu. W przeciwnym razie ktoś może się pojawić i odkryć, że program nie jest dla niego istotny. Agenda jest również neutralnym wskaźnikiem, który pozwala skupić się na spotkaniu. Jeśli dyskusja zacznie się błąkać, możesz powiedzieć coś w stylu: "Zgodnie z porządkiem obrad powinniśmy mówić o tym, czego potrzebujemy do wprowadzenia nowego produktu. Wróćmy do tego tematu".
Harmonogram
Zaplanuj wystarczająco dużo czasu na spotkanie, abyś mógł zrealizować punkty w porządku obrad, nie prosząc uczestników o zbyt duże zaangażowanie czasowe. Rozpocznij spotkanie natychmiast, aby nagrodzić ludzi, którzy pojawili się na czas. Jeśli masz zwyczaj zaczynać późno, nagradza to ludzi, którzy zwykle pojawiają się kilka minut po wyznaczonym czasie rozpoczęcia. Jeśli masz reputację rozpoczynającą się na czas, ludzie nauczą się pojawiać we właściwym czasie, aby uniknąć dyskomfortu związanego z chodzeniem, gdy spotkanie już się rozpoczęło.
Zakończ spotkanie o wyznaczonej godzinie. To pokazuje szacunek dla harmonogramów innych osób, ponieważ niektórzy z twoich uczestników mogą zaplanować inne zobowiązania po spotkaniu. Jeśli jest niedokończona sprawa, zaplanuj kolejne spotkanie.
Udział
Zachęcaj do udziału wszystkich w pokoju i utrzymuj bezpieczne środowisko dla danych wejściowych. Ludzie mogą bać się mówić, jeśli wierzą, że jeden lub dwóch dominujących współpracowników natychmiast je zestrzeli. Wprowadź regułę "Tylko jedna osoba mówi jednocześnie" i ściśle ją egzekwuj. Jeśli ktoś spróbuje przerwać, powiedz: "Czas na rozmowę Sherry, pamiętajcie, wszyscy zgodziliśmy się, że nikt nie przerywa, gdy ktoś mówi." Jeśli niektórzy uczestnicy nadal niechętnie podają dane wejściowe, wypróbuj metodę, taką jak obejście pomieszczenia, aby uzyskać informacje zwrotne od każdej osoby na dany temat. W ten sposób nieśmiała osoba nie musi się martwić o znalezienie odpowiedniego czasu na wypowiedź.
Wniosek
Pod koniec spotkania podsumuj, co zostało omówione, i wszelkie decyzje, które zostały podjęte. Potwierdź wszystkie działania, osoby, które mają je obsłużyć, i terminy. Daje to uczestnikom szansę zabrania głosu, jeśli nie zgadzają się z podsumowaniem. Jeśli wszyscy znajdują się na tej samej stronie, użyj podsumowania, aby utworzyć notatki ze spotkania i niezwłocznie je wysłać. Nie powinny zgasnąć później niż dzień po spotkaniu.
