Wydział Federalnej Administracji Bezpieczeństwa Transportu Samochodowego Departamentu Transportu wymaga od przewoźników towarowych lub ich agentów sporządzenia pisemnego listu przewozowego dla każdej przewożonej przesyłki. Jako dokument prawny list przewozowy określa szczegóły przesyłki i dostarcza spisany inwentarz oraz wartość wysyłanych towarów. Daje przewoźnikowi tymczasowy tytuł do towaru i działa jako umowa spedycji pomiędzy nadawcą a przewoźnikiem. CMRF wymaga, aby list przewozowy zawierał pewne warunki, zasady i informacje.
Informacje kontaktowe
Informacje kontaktowe stron muszą być zawarte w liście przewozowym. Należy podać nazwę i adres przewoźnika samochodowego wystawiającego list przewozowy i wszystkich innych przewoźników, którzy przewożą przesyłkę, jak również nazwę, adres i numer telefonu urzędu, w którym spedytor może skontaktować się z przewoźnikiem lub przedstawicielem reprezentującym kariera.
Płatności i dowód ubezpieczenia
List przewozowy musi określać formę płatności wraz z warunkami, które przewoźnik przyjmie przy odbiorze. Jeśli przewoźnik pobiera płatność przy odbiorze, list przewozowy musi zawierać zarówno maksymalną kwotę, którą przewoźnik obciąży za dostarczenie przesyłki, jak i dane kontaktowe odbiorcy, z którym przewoźnik może się skontaktować w sprawie opłat. FMCSA określa również alternatywne przepisy dotyczące dat odbioru i dostawy dla usług gwarantowanych i niegwarantowanych. Wszystkie konosamenty muszą zawierać faktyczną datę odbioru towarów, deklarację zadeklarowanej wartości przesyłki oraz szczegóły dotyczące jej ubezpieczenia.
Szacunki i zapasy
Do listu przewozowego należy załączyć trzy przedmioty, chyba że załączniki znajdują się w innym miejscu. Po pierwsze, wiążące lub niewiążące oszacowanie kosztów, które przewoźnik obciąża za wysłanie towarów; po drugie, zlecenie serwisowe, a po trzecie, spisany, szczegółowy spis towarów.
Przechowywanie rekordów
List przewozowy jest aktywnym dokumentem, który musi pozostać w przesyłce. Dopóki przewoźnik nie dostarczy przesyłki do odbiorcy, list przewozowy powinien pozostać w posiadaniu kierowcy odpowiedzialnego za przesyłkę. Po dostawie przewoźnik musi zachować list przewozowy przez co najmniej jeden rok od daty ich utworzenia.
