Każda osoba odpowiedzialna za prowadzenie organizacji musi posiadać silne umiejętności administracyjne, które obejmują zarówno umiejętności organizacyjne, jak i techniczne. Wiele organizacji zatrudnia asystentów administracyjnych, aby upewnić się, że praca została zakończona w sposób zorganizowany i efektywny. Asystenci ci pomagają organizacjom w podstawowych pracach technicznych, takich jak tworzenie prezentacji PowerPoint i przesyłanie danych do komputerowych baz danych. Praca asystenta administracyjnego została udoskonalona dzięki zaawansowanej technologii komputerowej i efektywnym systemom komunikacji głosowej. Umiejętności organizacyjne, takie jak zarządzanie czasem i umiejętności komunikacyjne, są również ważnymi umiejętnościami administracyjnymi.
Znajomość obsługi komputera
W nowoczesnym miejscu pracy umiejętności administracyjne wymagają umiejętności obsługi komputera. Skuteczni administratorzy opanowali podstawowe oprogramowanie biznesowe, w tym PowerPoint, Excel, Outlook i Word. Według Karen Porter, trenera kariery dla specjalistów, asystenci administracyjni muszą posiadać szybkie umiejętności pisania na klawiaturze i być skutecznymi badaczami Internetu. Współcześni asystenci administracyjni wykonują rozległe publikacje komputerowe i ściśle współpracują z centrami drukarskimi.
Umiejętnośći zarządzania
Osoba z silnymi umiejętnościami administracyjnymi ma zdolność do zarządzania własnym czasem, a także czasem innych. Musi zorganizować priorytety pracy dla kilku różnych osób, pracując nad harmonogramowaniem i zarządzaniem kalendarzem. Oprócz zarządzania czasem, od osób z umiejętnościami administracyjnymi oczekuje się czasami umiejętności przywódczych, motywowania zespołu i pomocy w rozwiązywaniu konfliktów.
Umiejętności pisania
Osoba z umiejętnościami administracyjnymi może sporządzać pisemne raporty, które skutecznie przekazują pomysły i cele organizacji. Potrafi wyrażać idee w taki sposób, że członkowie zespołu rozumieją wyraźnie, czego się od nich oczekuje i wiedzą, jak postępować. Inne prace pisemne, które wymagają umiejętności administracyjnych, to korekta dokumentów, sporządzanie listów biznesowych i pisanie dyktanda wydanego przez członka zarządu lub innego członka zespołu.
Planowanie wydarzenia
Planowanie wydarzeń to umiejętność administracyjna polegająca na planowaniu zarówno wewnętrznych spotkań, jak i wydarzeń zewnętrznych. Organizacje zwracają się do asystentów administracyjnych, aby uzgodnili podróż i skoordynowali je z harmonogramem pracy.
