Formalne listy są częścią prawie każdego zawodu, bez względu na dziedzinę. Powiadomienia, zapytania i zaproszenia: są w różnych kształtach i rozmiarach, ale prawie wszystkie mają ten sam format. Początki profesjonalnych listów są ważne, ponieważ nadają ton czytelnikowi. Jeśli Twój list brzmi bezosobowo lub nieprofesjonalnie, czytelnik może zakwestionować zasadność twojego biznesu lub twoją zdolność radzenia sobie z informacjami związanymi z pracą w liście. Ze względu na czytelnika listy zawodowe powinny być uprzejme, zwięzłe i pełne informacji.
Wpisz swój adres u góry litery. Użyj firmowego adresu, miasta i kodu pocztowego. Adres poinformuje czytelnika, skąd list pochodzi i dokąd mogą wysyłać własne korespondencje.
Napisz datę, kiedy list został napisany w jednym wierszu pod twoim adresem. Napisz miesiąc, datę i rok (24 grudnia 1997 r.). Data poinformuje czytelnika, kiedy list został napisany.
Wpisz adres czytelnika w wierszu poniżej daty. Zacznij od ich nazwy (zazwyczaj należy dodać osobisty tytuł, taki jak Dr. lub Mrs.) i dodaj ich adres, miasto i kod pocztowy w liniach poniżej. Jeśli wysyłasz list w kopercie okiennej, ta sekcja informuje pocztę o tym, gdzie list powinien zostać wysłany.
Rozpocznij od powitania kilka linii pod adresem twojego czytelnika. Rozpocznij od "Dear …" i dodaj ich pełne imię i nazwisko. Użyj osobistego tytułu, aby wykazać szacunek dla odbiorcy listu. Dodaj dwukropek po nazwie (Drogi Panie John Smith:)
Wskazówki
-
Użyj czcionek, które wyglądają profesjonalnie, np. Arial lub Times New Roman. Podwójna przestrzeń i użyj 12-punktowej czcionki.
Używaj papieru firmowego do wszystkich korespondencji, które będą zawierać Twoje imię i nazwisko oraz adres.
